9 rodzajów przestrzeni biura wspomagających pracę hybrydową

Czy przestrzeń biurowa zyskała, czy straciła na znaczeniu dla pracownika i pracodawcy w obliczu hybrydowego modelu pracy? Jaki wpływ na biura ma praca zdalna? W artykule przedstawiamy, jak można dostosować swoje biuro do modelu hybrydowego.

Praca hybrydowa zmieniła sposób, w jaki wykorzystujemy przestrzenie biurowe. Nie oznacza to jednak, że rozwiązania dotychczas stosowane w biurach całkowicie przestały być użyteczne. Zmiany w zakresie potrzeb pracowników oraz ich stylów pracy sprawiają, że z niektórych rodzajów przestrzeni dostępnych w naszych biurach zaczynamy korzystać w inny sposób niż dotychczas.

Na czym polegają hybrydowe modele pracy?

Od czasów upowszechnienia się pracy zdalnej coraz więcej organizacji dopuszcza częściowe wykonywanie pracy z domu. Ten nowy model pracy zwany hybrydowym ma jednak wiele wariantów i należy raczej używać liczby mnogiej – mówiąc o modelach hybrydowych.

W jednych organizacjach zakłada się, że pracownicy będą przychodzili do biura dwa lub trzy razy w tygodniu, przy czym jeden z tych dni może być w sztywno ustalony dla poszczególnych zespołów, tak aby osoby w nich pracujące przynajmniej raz w tygodniu mogły się zobaczyć na żywo. W innych organizacjach dopuszcza się również model pracy hybrydowej realizowany w formie zjazdów organizowanych co miesiąc lub co kilka tygodni, w czasie których pracownicy są obecni w biurze przez tydzień, aby przez kolejne tygodnie pracować zdalnie. Niektóre firmy wprowadziły kilka różnych modeli pracy, aby dopasować je do potrzeb poszczególnych zespołów. Tak zwany model hybrydowy to zatem niejednorodny zestaw rozwiązań kształtujących sposób wykonywania pracy, przy czym tę różnorodność można zaobserwować zarówno pomiędzy różnymi firmami, jak i w obrębie poszczególnych organizacji.

Wprowadzenie modeli hybrydowych wiąże się bowiem z elastycznością: możliwością dokonania wyboru nie tylko co do miejsca wykonywania pracy, lecz także co do sposobu jej organizacji i podejmowania decyzji, które z zadań efektywniej mogą być wykonywane w domu, a które w biurze.

Persony pracy hybrydowej – czego potrzebują pracownicy w zależności od stylu pracy?

Styl pracy to zestaw czynności, w jakie się angażujemy, oraz ilość czasu, jaki na te czynności poświęcamy. Taką definicję przyjęli konsultanci z firmy Colliers, którzy w czasie pandemii COVID-19 przeanalizowali styl pracy ponad 3000 osób. Celem analizy było sprawdzenie, czy da się wyodrębnić kluczowe style pracy – grupy osób, które pracują w podobny sposób, niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy, organizacji, czy poziomu stanowiska.

Przeprowadzone analizy pozwoliły wyodrębnić 3 główne style pracy, które zostały opisane w przewodniku „Persony pracy hybrydowej”:

Opisane powyżej style pracy można spotkać w wielu organizacjach. Często jednak okazuje się, że dana organizacja posiada swój własny, unikalny zestaw stylów pracy.

Przejście na hybrydowy model pracy sprawia, że style pracy zaczynają funkcjonować w nietypowy sposób. Kiedy mamy do czynienia z pracą realizowaną częściowo w biurze, a częściowo w trybie zdalnym, nasz styl pracy wygląda nieco inaczej w zależności od tego, gdzie danego dnia pracujemy. Pracując zdalnie, znacznie chętniej angażujemy się w czynności wymagające ciszy i skupienia oraz takie, które nie wymagają interakcji z innymi osobami. Z kolei decydując się na przyjazd do biura, zazwyczaj koncentrujemy się na współpracy oraz na formalnych i nieformalnych interakcjach z innymi.

Więcej o tym, jaką możesz być personą, oraz o wpływie modeli hybrydowych na indywidualne style pracy przeczytaj w przewodniku.

9 rodzajów przestrzeni biura wspomagających pracę hybrydową — które przestrzenie najlepiej wspierają poszczególne style pracy?

Kluczem do sukcesu w projektowaniu przestrzeni biurowej jest dziś różnorodność. Każdy z opisanych powyżej stylów pracy ma nieco inne potrzeby przestrzenne, wynikające z odmiennych zestawów czynności wykonywanych w biurze. Idealne miejsce pracy to takie, w którym każdy znajdzie coś dla siebie: przestrzeń do pracy w skupieniu, strefę, w której można odbyć nieformalne spotkanie z osobami z zespołu, salkę konferencyjną do dogodnego odbycia wideokonferencji.

Wiele konwencjonalnych typów przestrzeni, które znaleźć można również w biurach projektowanych przed pandemią, sprawdzi się także w biurach hybrydowych. Niektóre z nich powinny być odpowiednio dostosowane do nowych stylów pracy oraz większej intensywności pracy zapośredniczonej przez narzędzia do komunikacji synchronicznej. W biurach organizacji pracujących w modelach hybrydowych zmienia się również znaczenie poszczególnych przestrzeni oraz ich udział w ogólnej powierzchni biura. Jakie to przestrzenie, co się w nich zmieniło i jak?

1. Open space

Upowszechnienie się pracy hybrydowej w organizacjach sprawiło, że frekwencja w biurach istotnie spadła. W rezultacie wiele firm zdecydowało się na zmniejszenie liczby biurek oraz na wprowadzenie współdzielonych stanowisk pracy. Biuro typu otwartego, umożliwiające łatwe współdzielenie stanowisk pracy i nie narzucające sztywnych granic pomiędzy strefami poszczególnych zespołów, stało się więc rozwiązaniem, na które zdecydowało się wiele organizacji.

Aby jednak przestrzeń typu open space działała właściwie i nie wiązała się z negatywnymi skutkami dla komfortu pracy, musi być ona zaprojektowana w odpowiedni sposób. Kluczowym aspektem jest akustyka. Aby przestrzeń otwarta zapewniała akustyczny komfort, nie powinna być ona zaprojektowana jako jedna, duża hala wypełniona biurkami. Nowoczesne przestrzenie otwarte składają się z stref, w których znajduje się maksymalnie 20-30 stanowisk pracy, rozdzielonych przestrzeniami dodatkowymi różnego rodzaju – salami spotkań, strefami nieformalnymi itp. Taki podział poprawia parametry akustyczne biura, a odpowiednio szeroki wachlarz przestrzeni dodatkowych sprawia, że pracownicy, którzy potrzebują odbyć spotkanie czy rozmowę telefoniczną mogą skorzystać z tych przestrzeni i nie przeszkadzać swoim współpracownikom w open space.

Przykłady stref open space w projekcie dla Emerson:

2. Budki telefoniczne do rozmów

Dziś coraz większa część rozmów wykonywana jest przy wykorzystaniu komputera, a nie telefonu komórkowego, ale nie da się zrezygnować całkowicie z połączeń telefonicznych. Dlatego w przestrzeniach zajmowanych przez osoby lub zespoły, których styl pracy w dużej mierze polega na wykonywaniu indywidualnych zadań w skupieniu, znakomicie sprawdzą się budki telefoniczne do rozmów. Odbieranie połączeń telefonicznych przez osoby siedzące w open space jest rozpraszające dla wszystkich pozostałych osób pracujących w tej przestrzeni, nawet jeśli ta rozmowa prowadzona jest ściszonym głosem. Jeśli budka telefoniczna znajduje się w zasięgu wzroku, daje możliwość odebrania telefonu, zarówno prywatnego jak i służbowego, w sposób poufny i nie przeszkadzający pozostałym pracującym.

Budki telefoniczne to także w mniejszym stopniu rozwiązanie dla zespołów, w których praca polega na odbywaniu rozmów telefonicznych, lub dla pojedynczych osób, które odbywają dużo długich połączeń telefonicznych. Rozmowy służbowe osoby te będą wolały wykonać w przestrzeniach open space o podwyższonych parametrach akustycznych lub w małych salkach. Budki telefoniczne mogą się jednak sprawdzić jako miejsce do wykonywania rozmów prywatnych, które zawsze w biurze mogą się zdarzyć.

Przykłady stref z budkami w projekcie dla Alcon:

3. Focus roomy — pomieszczenia do cichej pracy, biblioteki i gabinety

W dobie pracy hybrydowej gwałtownie rośnie znaczenie focus roomów, czyli salek konferencyjnych dla maksymalnie dwóch osób. Są dziś nie tylko miejscami do pracy w skupieniu, lecz także pełnią kilka innych funkcji.

W zespołach i w strefach, w których jest dużo interakcji pomiędzy pracownikami, focus room sprawdzi się jako miejsce wspierające takie zadania jak: weryfikacja umowy, sprawdzenie zestawień liczbowych czy napisanie długiego e-maila. Osobom z zespołów, których styl pracy określilibyśmy jako skoncentrowany, focus room przyda się natomiast jako miejsce prowadzenia rozmów telefonicznych i wideokonferencji, w sposób nie przeszkadzający pozostałym współpracownikom.

W organizacjach, które stworzyły demokratyczne otwarte przestrzenie bez gabinetów menedżerskich, focus room będzie zaś dobrze wspierał codzienne zadania kadry menedżerskiej, wymagające pracy w skupieniu lub odbycia poufnych wideokonferencji.

Pomieszczenie typu focus room powinno być zaprojektowane przy uwzględnieniu poniższych wytycznych:

• Dobra izolacja akustyczna – osoba w nim pracująca musi mieć możliwość skoncentrowania się na wykonywanym zadaniu, a jeśli prowadzi wideokonferencję to nie powinno to z kolei przeszkadzać innym, na przykład osobom siedzącym w przyległym pomieszczeniu.
• Brak pogłosu – jeśli jedna lub więcej ścian jest ze szkła, dla równowagi należy wykorzystać również jakiś materiał pochłaniający dźwięki: może to być specjalny panel zainstalowany na ścianie lub kotara z grubej tkaniny, oferująca również możliwość odgrodzenia się od bodźców wizualnych bądź zapewnienia poufności treści wyświetlanych na monitorze.
• Ergonomia – ma to być miejsce przyjaźnie i wygodnie zaaranżowane, wyposażone w ergonomiczne biurko i krzesło.
• Dostęp do światła dziennego i widok z okna – osoby, odbywające w focus roomie długie konferencje albo kilka spotkań pod rząd, będą miały możliwość spojrzenia w dal, co jest ważne dla pracy oka i ogólnego komfortu pracy.
• Alternatywne źródła światła – jeśli w pomieszczeniu nie ma dostępu do światła dziennego, powinno mieć dwa źródła światła: górne oraz punktowe, oświetlające stanowisko pracy.
• Wentylacja – dobry dostęp do powietrza to podstawa dobrego samopoczucia pracownika, a ilość powietrza w biurze to jeden z ważniejszych mierników w certyfikacjach, które określają jakość wewnętrznego środowiska pracy.

Przykłady stref focus w projekcie dla Emerson:

4. Creative zone – strefa do pracy kreatywnej

We współczesnych organizacjach wzrasta znaczenie projektów realizowanych przez różne osoby z danego departamentu lub w ramach interdyscyplinarnych grup roboczych składających się z specjalistów z różnych zespołów. Praca kreatywna takich grup potrzebuje odpowiedniego wsparcia przestrzennego: przyjaźnie zaprojektowanych wielofunkcjonalnych i elastycznych sal, które można szybko przearanżować dzięki wyposażeniu m.in. w meble ruchome.

Aby dobrze wspierać współpracę, strefy pracy zespołowej muszą być odpowiednio zaprojektowane pod kątem konkretnych aktywności, takich jak wyświetlanie materiałów na dużym ekranie, notowanie pomysłów i rysowanie schematów, rozkładanie materiałów i dokumentów na stołach. Dużą rolę odgrywają tu wszelkie narzędzia takie jak flipcharty czy powierzchnie suchościeralne, nadające się do notowania w czasie sesji burzy mózgów. Stoły i krzesła powinny się łatwo przesuwać, aby w ramach jednego spotkania można zaaranżować np. układ klasy szkolnej, który dobrze działa w sytuacji, gdy jedna osoba coś prezentuje, a następnie zestawić stoły i krzesła tak, aby współpracować komfortowo w podgrupach.

Przykład strefy kreatywnej w projekcie dla Prisjakt:

5. Sale konferencyjne – przystosowane pod kątem AV do spotkań zdalnych

Przed okresem pandemii głównym problemem związanym z salami konferencyjnymi był ich niedobór, a organizacje narzekały przede wszystkim na zbyt małą liczbę sal dla 2-4 osób. W wielu organizacjach spotkania tej wielkości stanowiły bowiem większość odbywanych spotkań, co rzadko miało swoje odzwierciedlenie w liczbie sal odpowiedniej wielkości.

Upowszechnienie się spotkań hybrydowych, czyli takich, w których część osób uczestniczy zdalnie, sprawiło, że liczba osób fizycznie obecnych w salach konferencyjnych jeszcze się zmniejszyła. Zapewnienie odpowiedniej liczby małych sal spotkań nabrało zatem jeszcze większego znaczenia.

Jednocześnie wiele zespołów pracujących hybrydowo decyduje się na wyznaczenie wspólnego dnia, w którym wszyscy członkowie zespołu pojawiają się w biurze. W takie dni wzrasta zapotrzebowanie na większe przestrzenie do spotkań – zarówno na sale, jak i na alternatywne rozwiązania, np. strefy wygrodzone mobilnymi ścianami, które można złożyć w razie konieczności odbycia bardzo dużego spotkania.

Nie należy zapominać również o odpowiednim wyposażeniu większych, mniej formalnych przestrzeni do spotkań, które można przekształcić na tymczasowe sale konferencyjne. Po okresie pandemii niezbędna jest możliwość odbywania spotkań hybrydowych w taki sposób, aby zminimalizować różnice w komforcie uczestniczenia w spotkaniu w przypadku osób łączących się zdalnie oraz obecnych w biurze. Przydatne są tutaj systemy do odbywania telekonferencji, wyposażone w kamerę, mikrofony oraz odpowiednie nagłośnienie. Niektóre organizacje decydują się także na interaktywne ekrany, które umożliwiają rozproszonym zespołom wspólną pracę przy jednej tablicy w czasie rzeczywistym.

Przykłady sal konferencyjnych w projekcie dla Medicover:

6. Strefa wypoczynku

Odkąd zaczęliśmy pracować hybrydowo i pojawiać się w biurze nie przez pięć, a przez dwa-trzy dni w tygodniu, nasze wizyty w biurze stały się bardziej intencjonalne. Mając do dyspozycji te 2-3 dni spędzone w jednej przestrzeni ze swoimi współpracownikami, chcemy maksymalnie wykorzystać ten czas – porozmawiać twarzą w twarz, odbyć wspólny warsztat i burzę mózgów, czy chociażby wypić wspólnie kawę i poplotkować. W rezultacie coraz większą popularnością w biurach cieszą się strefy wypoczynku, aranżowane w formie stref nieformalnych. Strefy, w których możemy spędzić czas w luźnej atmosferze wspólnie z innymi – porozmawiać, czy zorganizować nieformalne spotkanie. Mniej popularne stają się z kolei tzw. game roomy. Osoby pracujące hybrydowo rzadko bowiem decydują się odbyć podróż do biura, aby poświęcić czas spędzony w nim na granie na konsoli.

Przykłady stref wypoczynku w projekcie dla SYZYGY & Ars Thanea:

7. Networking — strefa przeznaczona do integracji społecznej

Po pandemii coraz częściej mówi się o roli, jaką biuro powinno odgrywać w obszarze ułatwiania integracji i budowania relacji pomiędzy członkami zespołów hybrydowych. W związku z tym w biurach coraz częściej zaczynają pojawiać się strefy networkingowe. W przypadku tego typu stref kluczowe są dwie kwestie.

Po pierwsze – aranżacja strefy networkingowej. W przestrzeniach tego typu dobrze sprawdza się nieformalny wystrój, który umożliwia zarówno zorganizowanie szybkiego spotkania ad-hoc, rozmowy 1on1, a także spotkania większej liczby osób – np. ogólnofirmowego townhallu lub konferencji dla Klientów. Pożądaną cechą tego typu przestrzeni jest również elastyczność – czyli możliwość łatwej rearanżacji.

Po drugie – lokalizacja strefy networkingowej w przestrzeni biura. Aby strefa spełniała swoją funkcję, powinna być zlokalizowana w sercu biura – na przecięciu głównych ścieżek komunikacyjnych. Dobrym pomysłem jest również umieszczenie jej w pobliżu biurowej kuchni czy coffee pointu. Nawet najlepiej zaprojektowana strefa networkingowa będzie świeciła pustkami, jeżeli skorzystanie z niej będzie wymagało przejścia na drugi koniec biura lub pojechania na inne piętro.

Przykłady stref networkingowych w projekcie dla SEB:

8. Kuchnia i jadalnia

W zestawieniach przestrzeni biurowych, które powinny być zaprojektowane dla danej organizacji, zwanych programami funkcjonalnymi, kuchnia i jadalnia są na ogół były wylistowane w sekcji przestrzenie socjalne – w odróżnieniu od miejsc, w których wykonuje się pracę. W praktyce w wielu organizacjach to rozróżnienie na miejsca socjalne i wykonywania pracy się zaciera. Dla zespołów pracujących hybrydowo biuro staje się miejscem, w którym nadrabia się zaległości w codziennej komunikacji, buduje się relacje. Kuchnie i jadalnie wykorzystywane są jako miejsca spotkań i integracji zespołów, w czasie których w mniej formalnej atmosferze, przy jedzeniu rozmawia się o bieżących projektach. Stają się też miejscem, w którym organizuje się większe spotkania ogólnofirmowe, zarówno nieformalne, jak i formalne takie jak na przykład kwartalne podsumowania.

Jednocześnie wzrasta świadomość zdrowotna, w większym stopniu dba się dziś o dobrostan pracownika (ang. wellbeing), którego częścią jest również regularne i spokojne spożywanie posiłków, w miłej atmosferze i towarzystwie osób z zespołu. To również sprawia, że znaczenie kuchni i jadalni wzrasta, a organizacje są gotowe przeznaczyć na nie większą powierzchnię i wprowadzić w nie niestandardowy design.

Przykłady stref socjalnych w projekcie dla Prisjakt:

9. Agile zones – zwinne strefy pracy

Zwinne modele pracy, powszechnie stosowane w branży IT, szturmem podbijają organizacje. To nie tyle efekt mody, co odpowiedź na zmienność, złożoność i nieprzewidywalność dzisiejszej rzeczywistości. Zwinne, iteracyjne sposoby zarządzania lepiej sprawdzają się w zarządzaniu projektami angażującymi osoby z różnych zespołów i wymagającymi dużej kreatywności. Agile idzie w parze z innowacyjnością.

Agile zones to przestrzenie dostosowane do specyfiki metod zwinnych, otwarte i wspierające zarówno komunikację, jak i pracę indywidualną, dające możliwość elastycznych zmian. Powinny oferować możliwość dogodnej organizacji spotkania koordynacyjnego na stojąco – popularnych w metodyce Scrum stand-up meeting, wizualny dostęp do notatek zespołu lub listy zadań (wyświetlanych na ekranie lub flipchartach), możliwość zorganizowania sesji warsztatowej czy konsultacji w mniejszych grupach z użyciem powierzchni suchościeralnych.

Przykłady stref agile w projekcie dla Amway:

Model pracy hybrydowej, a przestrzeń biurowa

Pandemia na dobre zmieniła sposób, w jaki pracujemy, przyśpieszając jednocześnie ewolucję przestrzeni biurowych. Zmiany w zakresie stylów pracy nie muszą jednak wiązać się z koniecznością całkowitego przeprojektowania biur. Dostosowanie przestrzeni do realiów pracy hybrydowej wymaga jednak zrozumienia aktualnych potrzeb pracowników oraz rzetelnej oceny stopnia, w jakim nasze środowisko pracy spełnia wymagania hybrydowych zespołów. Jest to istotne szczególnie dla tych organizacji, którym zależy na tym, aby pracownicy postrzegali biuro jako miejsce, do którego warto wracać.

Umów się na półgodzinną konsultacje z naszymi doradcami ds. środowiska pracy oraz architektami, aby dowiedzieć się więcej o potrzebach swojego modelu pracy.