Fit-out w całościowym procesie. Czym jest, ile kosztuje i jak zaplanować rearanżację powierzchni?

Sprawdź, czym jest fit-out, z jakich elementów się składa, jak przebiega tradycyjny proces rearanżacji biura lub innej powierzchni komercyjnej i co wpływa na jego cenę. Dowiedz się, jak można podejść w całościowy sposób do jego realizacji, jednocześnie zapewniając gwarancję kosztów na etapie podpisania umowy.

Z artykułu dowiesz się:

• czym jest fit-out;
• jakie są elementy procesu realizacji fit-out;
• kto prowadzi proces i ile to trwa;
• jakie są koszty fit-outu;
• jak zmieniają się koszty wykonawstwa w zależności od sytuacji rynkowej w 2022 r. ;
• jakie są korzyści całościowego podejścia do przekształcania powierzchni komercyjnych.

Czym jest fit-out – w ujęciu tradycyjnym i całościowym

Fit-out to kompleksowy proces przystosowania przestrzeni komercyjnej do użytku. W jego zakres wchodzą usługi projektowania i generalnego wykonawstwa. Proces realizacji fit-out powierzchni zlecić może zarówno właściciel budynku, jak i najemca.

Przeważnie w tradycyjnym procesie bierze udział bardzo wiele podmiotów – deweloper, wynajmujący, projektanci powierzchni, konsultanci budynkowi, architekci, dostawcy materiałów i podwykonawcy, a także firmy budowlane. To sprawia, że zlecający może zostać zasypany masą obowiązków w zakresie koordynacji i plątaniną niewidocznych kosztów.

Z kolei w całościowym podejściu platformy Colliers Define całym procesem zajmuje się jeden wyspecjalizowany zespół: inżynierów, kierowników projektu i budowy, projektantów i konsultantów. To zdejmuje odpowiedzialność z najemcy lub właściciela budynku – za jakość realizacji i jej koszty.

• Z usług w ramach realizacji fit-out mogą skorzystać zarówno najemcy, jak i właściciele budynków.
• Proces w ramach fit-outu prowadzi się podczas nowej aranżacji, jak i przebudowy obecnej powierzchni komercyjnej.
• W tradycyjnym podejściu po zleceniu realizacji po stronie zespołu generalnego wykonawstwa jest bezusterkowe doprowadzenie procesu do końca według wytycznych Klienta.
• Całościowe podejście umożliwia przeprowadzenie procesu od umowy najmu, przez projektowanie, aż do generalnego wykonawstwa.
• Fit-out nie musi być tylko biurowy. Usługę można realizować dla szerokiej gamy nieruchomości: wnętrz handlowych, magazynowych czy mieszkań na wynajem (PRS).

Jak wygląda proces fit-out?

Podstawą sprawnej realizacji procesu rearanżacji powierzchni komercyjnej są trzy filary:

• szerokie rozpoznanie potrzeb klienta
• mądre zaplanowanie i prowadzenie procesu od samego początku – czyli już od podpisania umowy najmu
• optymalizacja kosztów

Gwarantuje to uzyskanie efektu satysfakcjonującego obie strony. W przypadku standardowych projektów za pracę odpowiadają obie strony – zlecający (najemca lub właściciel) oraz firma realizująca fit-out.

Liniowy proces fit-out prowadzony jest w ramach następujących etapów:

• Decyzja o przeprowadzce do nowego biura lub rearanżacji obecnego.
• Zdefiniowanie celi nowej przestrzeni i potrzeb (użytkowników i biznesowych).
• Wybór budynku.
• Podpisanie umowy najmu.
• Projektowanie.
• Realizacja generalnego wykonawstwa.
• Oddanie do użytku.

Zazwyczaj właściciel budynku lub najemca zgłasza się do firm generalnego wykonawstwa na etapie podpisania umowy najmu. Jest to jednak ostatni moment na realne oszczędności w procesie. Od samego początku procesu – czyli decyzji o przeprowadzce do nowej przestrzeni – powinno się myśleć o kosztach i czasie pracy na kolejnych etapach. Pomóc mogą w tym doradcy ds. najmu i reprezentacji najemcy.

Kto prowadzi proces i ile to trwa?

Proces realizowany jest zazwyczaj przez zespół generalnego wykonawstwa, który dba o prawidłowy przebieg na każdym etapie. To oni są odpowiedzialni za zatrudnienie ekipy budowlanej, montażystów, elektryków, architekta – całego sztabu specjalistów niezbędnych do rearanżacji wnętrza. Wybór odpowiedniego zespołu generalnego wykonawstwa zdecydowanie skraca czas kształtowania przestrzeni komercyjnej. Najemca czy właściciel nie jest także narażony na dodatkowe koszty i stres związany z procesem.

Modelowy proces Define. Design. Deliver. prowadzony przez zespół Colliers Define zaczyna się od konsultacji przestrzennych i analiz, następnie przechodzi przez etap projektowania koncepcji, aż po prowadzenie procesu generalnego wykonawstwa i inżynierię wartości. To platformowe podejście do usług w ramach fit-out’u zdejmuje z klienta odpowiedzialność za dostarczenie powierzchni w założonym czasie, budżecie i oczekiwanej jakości, a także tworzy więcej możliwości optymalizacji kosztów.

Koszty fit-out

Koszty realizacji typu fit-out zależą od kilku czynników: potrzeb najemcy, stanu nieruchomości komercyjnej, a także kosztów materiałów i robocizny.

Co ma dokładny wpływ na koszty?

• To, czy budynek jest nowy czy przebudowywany
• Procedura przetargowa – czyli tzw. procurement process
• Rodzaj instalacji sanitarno-technicznych i ich stan
• Standard wykończenia wnętrz
• Wymagania pożarowe
• Akustyka
• Czas założony na realizację

Tradycyjny proces aranżacji wszystkie ryzyka przerzuca na najemcę, co może prowadzić do braku kontroli nad budżetem. W przypadku całościowego podejścia do usług realizacji fit-out, które świadczy nasz zespół Design & Build w ramach Colliers Define budżet jest dokładnie planowany i kontrolowany.

Co składa się na budżet fit-outu?

• Koszty remontu
• Sprzęt i instalacja AV
• Sprzęt aktywny IT
• Koszty przeprowadzki i inne
• Koszt pracy architekta
• Koszty zarządzania (PM)
• Koszty koordynacji
• Meble ruchome i pozostałe wyposażenie

Wykorzystanie narzędzi z zakresu zautomatyzowanego kosztorysowania w procesie tzw. inżynierii wartości (ang. value engineering) dodatkowo pomagają zachować kontrolę nad budżetem.

Średni koszt wykończenia powierzchni komercyjnej w Warszawie wynosi 1337 euro za metr kwadratowy. Cena zależy jednak od wybranego standardu wykończenia w przypadku biur budowanych od shell & core, a w przypadku rearanżacji instniejącej powierzchni  – od stopnia zaawansowania prac remontowych.

[2022] Jak zmieniają się koszty wykonawstwa w zależności od sytuacji rynkowej?

W I i II kwartale 2022 roku ceny materiałów budowlanych wzrosły o 30% w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku. Za izolacje termiczne wykonawca zapłaci o 60% więcej, za wykończenia – średnio 24%, za płytki – 23%, zaś za dekoracje 16%. Ceny materiałów budowlanych w poszczególnych grupach rosną z miesiąca na miesiąc, co zdecydowanie utrudnia oszacowanie kosztów rearanżacji powierzchni komercyjnej.

Nie pomagają rosnące ceny gazu, energii elektrycznej, a także robocizny i brak wykwalifikowanych wykonawców na rynku. Całościowo prowadzony fit-out zapewnia zamawiającemu gwarancję utrzymania projektu w budżecie, a także kompleksową aranżację powierzchni według własnych preferencji.

Korzyści całościowego podejścia do realizacji fit-out

Powiedzieliśmy dużo o różnicach pomiędzy tradycyjnym podejściem do realizacji remontu, a całościowym podejściem. Czas na podsumowanie – jakie korzyści oferują platformowe usługi realizacji fit-outu?

• Mała ilość formalności.
• Dostęp do sprawdzonych, pewnych wykonawców.
• Minimalizacja ryzyka związanego ze złym wykonaniem prac budowlano-remontowych.
• Kontrola nad całym procesem i jego kosztami.
• Wybór rozwiązań, które gwarantują niższe ceny materiałów.
• Profesjonalny nadzór nad inwestycją.

Zlecający podpisuje umowę z firmą realizującą nową powierzchnię, w której zawarte są także ustalenia dotyczące kosztów. Jak to możliwe, że na tak dynamicznie zmieniającym się rynku można zagwarantować stałą cenę?

Najemca bądź właściciel podpisuje umowę z jednym podmiotem – generalnym wykonawcą, który jest odpowiedzialny za przeprowadzenie całego procesu. To on zatrudnia poszczególnych ekspertów, o których pisaliśmy wcześniej. Jego zadaniem jest także współpraca na linii wykonawca – zleceniodawca. Nie trzeba kontaktować się z wieloma podmiotami oddzielnie.