Fit-out w całościowym procesie. Czym jest, ile kosztuje i jak zaplanować rearanżację powierzchni?

Sprawdź czym jest fit-out, z jakich elementów się składa, jak przebiega tradycyjny proces rearanżacji biura lub innej powierzchni komercyjne i co wpływa na jego cenę. Dowiedz się jak można podejść w całościowy sposób do jego realizacji, jednocześnie zapewniając gwarancję kosztów na etapie podpisania umowy.

Z artykułu dowiesz się:

  • czym jest fit-out;
  • jakie są elementy procesu realizacji fit-out;
  • kto prowadzi proces i ile to trwa;
  • jakie są koszty fit-outu;
  • jak zmieniają się koszty wykonawstwa w zależności od sytuacji rynkowej w 2022 r. ;
  • jakie są korzyści całościowego podejścia do przekształcania powierzchni komercyjnych.

 

Czym jest fit-out – w ujęciu tradycyjnym i całościowym

Fit-out to kompleksowy proces przystosowania przestrzeni komercyjnej do użytku. W jego zakres wchodzą usługi projektowania i generalnego wykonawstwa. Proces realizacji fit-out powierzchni zlecić może zarówno właściciel budynku, jak i najemca.

Przeważnie w tradycyjnym procesie bierze udział bardzo wiele podmiotów – deweloper, wynajmujący, projektanci powierzchni, konsultanci budynkowi, architekci, dostawcy materiałów i podwykonawcy, a także firmy budowlane. To sprawia, że zlecający może zostać zasypany masą obowiązków w zakresie koordynacji i plątaniną niewidocznych kosztów.

Z kolei w całościowym podejściu platformy Colliers Define całym procesem zajmuje się jeden wyspecjalizowany zespół: inżynierów, kierowników projektu i budowy, projektantów i konsultantów. To zdejmuje odpowiedzialność z najemcy lub właściciela budynku – za jakość realizacji i jej koszty.

 

  • Z usług w ramach realizacji fit-out mogą skorzystać zarówno najemcy, jak i właściciele budynków.
  • Proces w ramach fit-outu prowadzi się podczas nowej aranżacji, jak i przebudowy obecnej powierzchni komercyjnej.
  • W tradycyjnym podejściu po zleceniu realizacji po stronie zespołu generalnego wykonawstwa jest bezusterkowe doprowadzenie procesu do końca według wytycznych Klienta.
  • Całościowe podejście umożliwia przeprowadzenie procesu od umowy najmu, przez projektowanie, aż do generalnego wykonawstwa.
  • Fit-out nie musi być tylko biurowy. Usługę można realizować dla szerokiej gamy nieruchomości: wnętrz handlowych, magazynowych czy mieszkań na wynajem (PRS).

Jak wygląda proces fit-out?

Podstawą sprawnej realizacji procesu rearanżacji powierzchni komercyjnej są trzy filary:

  • szerokie rozpoznanie potrzeb klienta
  • mądre zaplanowanie i prowadzenie procesu od samego początku – czyli już od podpisania umowy najmu
  • optymalizacja kosztów

Gwarantuje to uzyskanie efektu satysfakcjonującego obie strony. W przypadku standardowych projektów za pracę odpowiadają obie strony – zlecający (najemca lub właściciel) oraz firma realizująca fit-out.

Liniowy proces fit-out prowadzony jest w ramach następujących etapów:

  • Decyzja o przeprowadzce do nowego biura lub rearanżacji obecnego.
  • Zdefiniowanie celi nowej przestrzeni i potrzeb (użytkowników i biznesowych).
  • Wybór budynku.
  • Podpisanie umowy najmu.
  • Projektowanie.
  • Realizacja generalnego wykonawstwa.
  • Oddanie do użytku.

 

Zazwyczaj właściciel budynku lub najemca zgłasza się do firm generalnego wykonawstwa na etapie podpisania umowy najmu. Jest to jednak ostatni moment na realne oszczędności w procesie. Od samego początku procesu – czyli decyzji o przeprowadzce do nowej przestrzeni – powinno się myśleć o kosztach i czasie pracy na kolejnych etapach. Pomóc mogą w tym doradcy ds. najmu i reprezentacji najemcy.

Tip dla najemców:

Już na wczesnym etapie decyzji pomyśl o strategii dla procesu projektowego i technicznego. Będzie to okazja do negocjacji i optymalizacji umowy najmu, a także kosztów wykończenia.

Kto prowadzi proces i ile to trwa?

Proces realizowany jest zazwyczaj przez zespół generalnego wykonawstwa, który dba o prawidłowy przebieg na każdym etapie. To oni są odpowiedzialni za zatrudnienie ekipy budowlanej, montażystów, elektryków, architekta – całego sztabu specjalistów niezbędnych do rearanżacji wnętrza. Wybór odpowiedniego zespołu generalnego wykonawstwa zdecydowanie skraca czas kształtowania przestrzeni komercyjnej. Najemca czy właściciel nie jest także narażony na dodatkowe koszty i stres związany z procesem.

Jeżeli inwestor chciałby wykonać rearanżację samodzielnie to trochę tak, jakbyśmy robili własne mieszkanie, tylko w małej skali. Albo bierzemy firmę, która wykonuje pracę i za 3 tygodnie oddaje gotowy lokal, albo szukamy glazurnika, malarza, elektryka, stolarza, kupujemy samodzielnie materiały i robimy wszystko na własną rękę. Każda osoba, która choć raz urządzała mieszkanie wie, jakie jest to wyzwanie. Aranżacja 1000 m2 biura wymaga ogromnej logistyki.

Bartosz Jankowski Partner w Colliers, Dyrektor Colliers Define

Modelowy proces Define. Design. Deliver. prowadzony przez zespół Colliers Define zaczyna się od konsultacji przestrzennych i analiz, następnie przechodzi przez etap projektowania koncepcji, aż po prowadzenie procesu generalnego wykonawstwa i inżynierię wartości. To platformowe podejście do usług w ramach fit-out’u zdejmuje z klienta odpowiedzialność za dostarczenie powierzchni w założonym czasie, budżecie i oczekiwanej jakości, a także tworzy więcej możliwości optymalizacji kosztów.

Na początku poznajemy Klienta i weryfikujemy jego wszystkie wymagania związane z powierzchnią komercyjną i na tym etapie konstruujemy budżet oraz harmonogram pracy. Potwierdzamy także ramy czasowe i cenowe. Potem odbywa się praca wykończeniowa, kiedy oddajemy już gotową przestrzeń dla Klienta. Nasz cały proces może trwać od 6 miesięcy do 2 lat, wszystko zależy od wymagań Klientów.

Bartosz Jankowski Partner w Colliers, Dyrektor Colliers Define

Koszty fit-out

Koszty realizacji typu fit-out zależą od kilku czynników: potrzeb najemcy, stanu nieruchomości komercyjnej, a także kosztów materiałów i robocizny.

Co ma dokładny wpływ na koszty?

  • To, czy budynek jest nowy czy przebudowywany
  • Procedura przetargowa – czyli tzw. procurement process
  • Rodzaj instalacji sanitarno-technicznych i ich stan
  • Standard wykończenia wnętrz
  • Wymagania pożarowe
  • Akustyka
  • Czas założony na realizację

Tradycyjny proces aranżacji wszystkie ryzyka przerzuca na najemcę, co może prowadzić do braku kontroli nad budżetem. W przypadku całościowego podejścia do usług realizacji fit-out, które świadczy nasz zespół Design & Build w ramach Colliers Define budżet jest dokładnie planowany i kontrolowany.

Co składa się na budżet fit-outu?

  • Koszty remontu
  • Sprzęt i instalacja AV
  • Sprzęt aktywny IT
  • Koszty przeprowadzki i inne
  • Koszt pracy architekta
  • Koszty zarządzania (PM)
  • Koszty koordynacji
  • Meble ruchome i pozostałe wyposażenie

 

Wykorzystanie narzędzi z zakresu zautomatyzowanego kosztorysowaniaprocesie tzw. inżynierii wartości (ang. value engineering) dodatkowo pomagają zachować kontrolę nad budżetem.

Średni koszt wykończenia powierzchni komercyjnej w Warszawie wynosi 1337 euro za metr kwadratowy. Cena zależy jednak od wybranego standardu wykończenia w przypadku biur budowanych od shell & core, a w przypadku rearanżacji instniejącej powierzchni  – od stopnia zaawansowania prac remontowych.

 

[2022] Jak zmieniają się koszty wykonawstwa w zależności od sytuacji rynkowej?

W I i II kwartale 2022 roku ceny materiałów budowlanych wzrosły o 30% w porównaniu z analogicznym okresem ubiegłego roku. Za izolacje termiczne wykonawca zapłaci o 60% więcej, za wykończenia – średnio 24%, za płytki – 23%, zaś za dekoracje 16%. Ceny materiałów budowlanych w poszczególnych grupach rosną z miesiąca na miesiąc, co zdecydowanie utrudnia oszacowanie kosztów rearanżacji powierzchni komercyjnej.

Nie pomagają rosnące ceny gazu, energii elektrycznej, a także robocizny i brak wykwalifikowanych wykonawców na rynku. Całościowo prowadzony fit-out zapewnia zamawiającemu gwarancję utrzymania projektu w budżecie, a także kompleksową aranżację powierzchni według własnych preferencji.

Realizowane przez nas powierzchnie mogą nieść dla Klientów bardzo różne koszty. Od mało zaawansowanych przeróbek np. rearanżacji 30% powierzchni biura mogą to być stawki średnio ok. 300 euro za m2. Oczywiście im większy procent przeróbek tym kwota wyższa. Do całkowicie nowych fit-outów w nowych budynkach wysokościowych ceny mogą plasować się w granicach 1400 euro za m2, a trafiają się również centra konferencyjne z zaawansowanymi technologiami AV za 2500 euro za m2. Oczywiście jest to subiektywne spostrzeżenie praktyka, które nie jest poparte szerokimi badaniami rynku, daje natomiast perspektywę zależności stawek od standardu wykończenia.

Łukasz Żychowski Senior Cost Consultant, Colliers Define

Korzyści całościowego podejścia do realizacji fit-out

Powiedzieliśmy dużo o różnicach pomiędzy tradycyjnym podejściem do realizacji remontu, a całościowym podejściem. Czas na podsumowanie – jakie korzyści oferują platformowe usługi realizacji fit-outu?

 

  • Mała ilość formalności.
  • Dostęp do sprawdzonych, pewnych wykonawców.
  • Minimalizacja ryzyka związanego ze złym wykonaniem prac budowlano-remontowych.
  • Kontrola nad całym procesem i jego kosztami.
  • Wybór rozwiązań, które gwarantują niższe ceny materiałów.
  • Profesjonalny nadzór nad inwestycją.

 

Zlecający podpisuje umowę z firmą realizującą nową powierzchnię, w której zawarte są także ustalenia dotyczące kosztów. Jak to możliwe, że na tak dynamicznie zmieniającym się rynku można zagwarantować stałą cenę?

Najemca bądź właściciel podpisuje umowę z jednym podmiotem – generalnym wykonawcą, który jest odpowiedzialny za przeprowadzenie całego procesu. To on zatrudnia poszczególnych ekspertów, o których pisaliśmy wcześniej. Jego zadaniem jest także współpraca na linii wykonawca – zleceniodawca. Nie trzeba kontaktować się z wieloma podmiotami oddzielnie.

Największe firmy na rynku mają dostęp do materiałów budowlanych w atrakcyjnych cenach. Po rozpoznaniu wymagań Klienta możemy wcześniej zakupić niezbędne rzeczy i przygotować się do pracy. Mowa nie tylko o materiałach budowlanych, ale też o elementach dekoracyjnych, space brandingu czy nawet rozwiązaniach AV.

Bartosz Jankowski Partner w Colliers, Dyrektor Colliers Define
See All