Jak praca hybrydowa zmieniła przestrzenie do spotkań w biurach?

Hybrydowy model pracy zmienił sposób, w jaki korzystamy z przestrzeni biurowych, a biura coraz częściej są traktowane jako miejsca spotkań i nieformalnych interakcji. Zmiana ta stymuluje ewolucję biur, która najwyraźniej objawia się w przypadku kilku kluczowych typów przestrzeni.

Jak wynika z przeprowadzonego przez Colliers Define badania Hybrid and Beyond ’23, aż 9 na 10 organizacji wdrożyło hybrydowy model pracy, a prawie połowa zatrudnionych w tych organizacjach pracowników pojawia się w biurze nie częściej niż raz w tygodniu. W ocenie kadry menedżerskiej, rozproszenie związane z pracą hybrydową ma jednak odczuwalny, negatywny wpływ na niektóre aspekty funkcjonowania organizacji. Łącznie 70% badanych firm uznało bowiem, że praca zdalna miała negatywny wpływ na podtrzymywanie wśród pracowników poczucia przynależności do zespołu, a 52% – że praca zdalna negatywnie wpłynęła na przepływ informacji w zespołach i pomiędzy zespołami.

Konsekwencją tych wyzwań są różne działania, podejmowane przez firmy w celu redukcji negatywnych skutków rozproszenia pracowników. Działania te dotyczą między innymi dostosowywania modelu pracy, wdrażania inicjatyw mających na celu zachęcenie pracowników do częstszego pojawiania się w biurze (np. organizowania regularnych spotkań oraz eventów w biurze), czy też rearanżacji przestrzeni biurowej tak, aby ułatwiała interakcje i zachęcała do nieformalnych kontaktów. W rezultacie niektóre typy biurowych przestrzeni, pomimo że obecne w biurach od dawna, teraz przechodzą transformację, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb.

Sale spotkań

Kwestia zapewnienia odpowiedniej liczby sal spotkań, oraz dostosowania ich wielkości do specyfiki odbywanych w biurze spotkań zawsze była kluczowa, z punktu widzenia efektywnego funkcjonowania biura. Badania, realizowane przez Colliers jeszcze przed pandemią, systematycznie wskazywały, w większości organizowanych spotkań uczestniczą nie więcej niż 4 osoby. Konsekwencją tego faktu było zapewnianie w biurach odpowiedniej liczby sal 4-osobowych.

Jednakże po upowszechnieniu się pracy hybrydowej, biurowe sale spotkań zaczęły być wykorzystywane w odmienny sposób. W biurach dostosowanych do hybrydy, do najczęściej wykorzystywanych sal spotkań należą sale małe oraz budki dla 2 osób, a także sale większe: 10-16 osobowe. Popularność mniejszych sal wynika z faktu, że spotkania 4-osobowe nadal się odbywają, ale zazwyczaj realizowane są w formule hybrydowej, z 1-2 osobami łączącymi się zdalnie. Popularność większych sal wynika natomiast z przyjętego w wielu zespołach modelu pracy, który zakłada co najmniej jeden dzień w tygodniu, kiedy zespół pojawia się w biurze w komplecie, aby spotkać się i porozmawiać. Dlatego też obecnie – znacznie częściej niż przed pandemią – pracownicy zgłaszają w biurach zapotrzebowanie na większe sale spotkań, w których takie zespołowe spotkanie można efektywnie przeprowadzić.

Przykłady sal spotkań w projektach Colliers Define:

Strefy typu „welcome area”

W większości biur znaleźć można – mniejszą lub większą – strefę recepcji. Obecnie jednak niewielkie biurowe recepcje coraz częściej przekształcają się w atrakcyjne strefy powitalne. Oprócz pełnienia funkcji reprezentacyjnej, stanowią one często serce biurowej aktywności, umożliwiając między innymi organizowanie spotkań ad-hoc, czy też zapewniając pracownikom dodatkową przestrzeń na nieformalne rozmowy i interakcje przy kawie. W strefach tych często znaleźć można zatem niewielkie coffee pointy, a także miękkie meble i niskie stoliki, przy których można usiąść i porozmawiać. Coraz częściej w tego typu strefach są także projektowanie przestrzenie typu co-work, w których goście lub pracownicy mogą usiąść i popracować.

Przykłady stref wejściowych w projektach Colliers Define:

Kuchnie

W porównaniu z zeszłoroczną edycją badania Hybrid and Beyond, odsetek organizacji, które organizują regularne spotkania i sesje zespołowe wzrósł z 46% do 64%. Częstym miejscem organizowania tego typu spotkań i wydarzeń jest biurowa kuchnia. W biurach dostosowanych do hybrydowego modelu pracy kuchnie nie są już niewielkimi, ciemnymi jadalniami, ulokowanymi przy trzonie budynku. Zamiast tego, coraz częściej projektuje się atrakcyjne i wielofunkcyjne strefy, które na co dzień pełnią wprawdzie funkcję biurowej kuchni i miejsca spotkań nieformalnych, ale w razie potrzeby – np. dzięki zastosowaniu mobilnych ścian – mogą także zostać powiększone i wykorzystane do zorganizowania eventu czy firmowej celebracji.

Przykłady kuchni w projektach Colliers Define:

Stoły projektowe

Stoły projektowe, ulokowane w otwartej lub półotwartej przestrzeni w sąsiedztwie stanowisk pracy, stanowiły przed pandemią swoiste urozmaicenie monotonnych open space-ów i najczęściej wykorzystywane były jako miejsca do organizowania spotkań ad-hoc. W dobie pracy hybrydowej, przestrzenie te pełnią jednak znacznie więcej funkcji. Jest to związane przede wszystkim z faktem, że pracy hybrydowej często towarzyszy również współdzielenie stanowisk pracy. Rozwiązanie to zostało wdrożone (lub jest aktualnie wdrażane) w 67% zbadanych organizacji. W sytuacji, gdy liczba stanowisk pracy jest mniejsza niż liczba zatrudnionych pracowników, konieczne jest zapewnienie buforów: dodatkowych, alternatywnych stanowisk, które mogą być wykorzystane w sytuacji, gdy frekwencja w biurze przekroczy liczbę zapewnionych biurek. Stoły projektowe, oprócz pełnienia funkcji miejsc do spotkań ad-hoc, bardzo dobrze się sprawdzają w roli takiego bufora. Stanowią też wygodne rozwiązanie dla pracowników, których praca polega głównie na spotkaniach, a stanowisko pracy jest jedynie miejscem do pozostawienia swoich rzeczy.

Przykłady stołów projektowych w projektach Colliers Define:

Strefy warsztatowe i wielofunkcyjne

Z badań realizowanych przez Colliers Define w ramach projektów doradczych wynika, że pracownicy chętniej przyjeżdżają do biura, jeżeli mają do wykonania pracę warsztatową, realizowaną wspólnie z innymi osobami. Tego typu spotkania warsztatowe coraz częściej organizowane są nie w standardowo wyposażonych salach konferencyjnych, ale w strefach specjalnie do tego przeznaczonych. Istotą tego typu stref jest możliwość ich rekonfiguracji i dostosowania do potrzeb i specyfiki danego spotkania. Przeprowadzenie ożywionej dyskusji, warsztatu, lub burzy mózgów może być znacznie łatwiejsze w bardziej nieformalnej przestrzeni. Kluczowe dla tego typu stref jest zatem zapewnienie odpowiedniego wyposażenia – zarówno jeśli chodzi o technologię AV, jak również o możliwość łatwej rearanżacji całej strefy. Istotą tego typu przestrzeni jest bowiem ich wielofunkcyjność.

Przykłady stref warsztatowych w projektach Colliers Define:

Na ewolucję przestrzeni biurowych wpływ ma wiele czynników, a rozwiązania pojawiające się w biurach często są rezultatem aktualnej mody. Zmiany opisane w niniejszym tekście nie wynikają jednak z chwilowego trendu, są zakorzenione w głębokich zmianach dotyczących sposobu korzystania z biur, w erze powszechnej pracy hybrydowej. Dlatego też planując swoją przestrzeń warto zatem skupić się na kluczowych celach i potrzebach, jakim służyć ma środowisko pracy. Dzięki temu można stworzyć przestrzeń, do której się chce – i warto – przychodzić.