Realizacje fit out w 2023 roku. Jakie trendy kształtują rynek wykończenia biur?

Proces redefiniowania powierzchni komercyjnych już trwa: najemcy dostosowują je do nowych potrzeb oraz wymagań wynikających przede wszystkim z transformacji zachodzących w sposobie wykonywania pracy, a właściciele budynków dostosowują je do pod wymagania tychże najemców. Ostatnie trzy lata na rynku nieruchomości komercyjnych przyniosły wiele zmian. Pandemia Covid-19, przejście firm na pracę hybrydową wsparte dynamicznym rozwojem nowych technologii, trudna sytuacja gospodarcza kraju skutkująca inflacją i wysokimi cenami energii, a w tle inwazja Rosji w Ukrainie i niepewność – to kluczowe czynniki, które obecnie determinują trendy realizacji biurowych.

Bartosz Jankowski i Krzysztof Pasterski, eksperci platformy Colliers Define podkreślają, że realizacje fit out, czyli szeroko rozumiany proces tworzenia przestrzeni w budynkach komercyjnych, równolegle także przechodzą transformację. Obecnie Klienci liczą na kompleksowy proces, którego efektem będzie funkcjonalna, spełniająca indywidualne potrzeby i wymagania użytkowników przestrzeń. Jak będą zatem wyglądać takie realizacje w 2023 roku?

Jak zmienił się rynek dostawy materiałów? Jak będzie wyglądać sytuacja w 2023 roku?

Można wskazać kilka kluczowych czynników, wynikających z trudnej sytuacji makroekonomicznej, a kształtujących w znaczny sposób obecne funkcjonowanie rynku nieruchomości komercyjnych. Są to między innymi opóźnienia w łańcuchach dostaw i ryzyko braku dostępności materiałów budowlanych oraz wzrost kosztów surowców wynikający z inflacji i niepewności na rynku energii. A wszystko to w trakcie trwania bieżących projektów i wielomiesięcznych procesów.

Nie notujemy co prawda tak nagłych zmian i nawarstwiających się problemów, jak w pierwszej połowie 2022 roku, jednak należy wciąż o nich pamiętać budżetując obecne inwestycje. Sytuacja prowadzi do pewnej transformacji w sposobie myślenia na poziomie planowania: rosnące ceny materiałów budowlanych trzeba zbalansować optymalizacją aranżacji powierzchni. Do tego potrzebna jest ścisła współpraca architekta i wykonawcy.

Jak będą wyglądać inwestycje w fit out w czasach kryzysu? Czy sytuacja gospodarcza odbije się na inwestycjach fit out?

Mimo niepokojącej sytuacji gospodarczej inwestycje w nowe fit outy biurowe utrzymują się na niezmiennym poziomie. Inwestorzy i najemcy szukając oszczędności skupiają się na procesie planowania rozwiązań oraz redukcji kosztów przedsięwzięcia. Większą wartość mają dla nich takie projekty, w których budżet jest przygotowany na wystąpienie wzrostów cen lub proces jest prowadzony w taki sposób, aby Najemca nie ponosił tego ryzyka.

W czasie, kiedy realizacja fitoutów była tańsza, zlecający częściej akceptowali ryzyko wzrostu kosztów. Dzisiaj to rzadkość, dlatego szuka się takich wykonawców, którzy są jednocześnie doradcą i posiadają wiarygodną sieć dostawców oraz podwykonawców zaangażowanych w dany projekt.

Przeciwstawność dwóch czynników jakimi są trudna sytuacja gospodarcza i jednoczesne stałe zainteresowanie inwestorów, możliwe jest do pogodzenia i optymalnego działania na rynku, ale wymaga odpowiedniego procesu planowania.

Jak zmienia się podejście do prowadzenia projektów realizacji biur?

W tradycyjnym modelu realizacje fit out polegają na działaniach kaskadowych i w całym procesie bierze udział bardzo wiele podmiotów: deweloper, wynajmujący, projektanci powierzchni, konsultanci budynkowi, architekci, dostawcy materiałów i podwykonawcy, a także firmy budowlane. To sprawia, że zlecający – najczęściej najemca – może zostać zasypany masą obowiązków w zakresie koordynacji i niewidocznymi kosztami, które zwiększą budżet. Co więcej ryzyka procesu wsytępujące na styku poszczególnych podmiotów finalnie ponosi Najemca.

Jeśli wszystkie strony są zaangażowane w proces od samego początku, to mogą zauważyć nieścisłości i uniknąć niepotrzebnych przeróbek, wydłużenia czasu realizacji oraz zwiększenia kosztów, czyli zoptymalizować cały proces pod kątem wykonawczym. Dlatego działania typu „service excellence” odnoszą się do zdolności usługodawców do konsekwentnego spełniania, a nawet przekraczania oczekiwań klientów. Podstawą tego jest zharmonizowany proces wykonawczy i doświadczony zespół, który współpracuje ze sobą przy wielu projektach.

Jakie trendy w realizacji fit outu będą dominować w 2023 roku?

Trend 1. Hybrydowy model pracy i zwiększanie przestrzeni do pracy wspólnej

Zauważamy, że jeżeli na dystansie ostatnich dwóch lat firmy nie zmieniły swojej przestrzeni biurowej, to miejsca te już nie spełniają wymagań systemu pracy, który obecnie w tych organizacjach obowiązuje. Modele pracy hybrydowej przyjęły się w ogromnej liczbie przedsiębiorstw na stałe, a obecnie wprowadzane regulacje prawne, w tym nowelizacja Kodeksu Pracy sprawią, że staną się powszechne. To właśnie hybrydowa zmiana sposobu pracy jest głównym trendem, który najśmielej popycha nowe realizacje fit outów.

Przed pandemią w firmach każdy z pracowników miał własne miejsce pracy: biurko, komputer, szafki, a nawet ulubiony kubek. Dziś przestrzeń biurowa ulega transformacji, jest dostosowywana do nowych potrzeb i systemu wykonywania pracy. Zatrudnieni korzystają z biur przeważnie dwa, trzy razy w tygodniu przy okazji spotkań z klientami lub zespołem projektowym. Dlatego aranżacja powierzchni biurowej skupia się głównie na zwiększaniu przestrzeni do pracy wspólnej – dodatkowych, mniejszych i większych salach konferencyjnych, oraz zmniejszeniu liczby biurek.

Trend 2. Rozwój systemów A/V i istotność detali w planowaniu aranżacji biura

Technologia Audio-Video jest obecnie niezbędna do funkcjonowania każdej firmy w nowej rzeczywistości biurowej. Jej odpowiedni wybór jest kluczowy i powinien odbyć się na już etapie planowania inwestycji. Systemy AV różnych producentów mają różne wymagania dotyczące instalacji. Dlatego istotne jest, aby już przed wykonaniem instalacji wybrać sprzęt i oprogramowanie. To pozornie drobny szczegół, którego nie każdy jest świadomy, którego wykonanie w odwrotnej kolejności ograniczy wybór odpowiedniego rowiązania i zwiększy ryzyko konieczności przebudowy oraz wzrostu kosztów. Dziś wykonawcy ze znacznie większą uwagą planują tak szczegółowe rozwiązania – już na poziomie projektu.

Trend 3. Fit out przestrzeni pracy, a strategia ESG

Aktualnie większość przedsiębiorstw jest w trakcie wdrażania lub już wdrożyła strategię ESG, w której mają transformować w trzech podstawowych aspektach: środowiskowym, społecznym i zarządczym. Z tego względu samo miejsce pracy, jakim jest biuro, stało się istotnym obiektem w tym procesie. Większość firm przyjmuje aspekt środowiskowy za kluczowy w swojej strategii i dąży do wdrożenia „zielonych” rozwiązań.

W projektach fit out, zgodnych z powyższym aspektem, samo zastosowanie materiałów ekologicznych już optymalizuje koszty całego projektu. Tak skutkuje między innymi recykling rzeczy i wykorzystywanie ich na nowo, czego przykładem może być użycie biurek i krzeseł z poprzedniego biura w nowych przestrzeniach, odnowienie drzwi dzięki lakierowaniu i ponowne wykorzystanie innych materiałów budowlanych takich jak np. ściany szklane. Za jednym zamachem redukujemy ślad węglowy i ograniczamy koszty.

Projekt dla Medicover, w którym zostały ponownie wykorzystane elementy aranżacji z poprzedniego biura:

ESG cieszy się ogromnym zainteresowaniem wśród właścicieli oraz najemców nieruchomości, którzy są chcą być ekologiczni, minimalizować ślad węglowy, nie szkodzić otoczeniu. Szacujemy, że ogromna większość projektów fit out realizowanych w 2023 r. będzie uwzględniała ten aspekt w swoich początkowych założeniach.

Trend 4. Value engineering, czyli automatyzacja wycen i sposobu pracy na projekcie

Z optymalizacją materiałów w celu redukcji śladu węglowego, płynnie łączy się także temat automatyzacji pracy. Coraz popularniejszy jest też kompleksowy sposób optymalizacji budżetu projektu, czyli tzw. inżynieria wartości (ang. value engineering). To analiza wyboru materiałów – w idealnym procesie przeprowadzana na etapie projektowania wspólnie z architektami – która ma na celu osiągnięcie takiej samej funkcjonalności projektu przy najniższych możliwych kosztach, a zarazem przy zachowaniu wymaganej jakości materiałów. W naszej pracy ważna jest technologia, dlatego dzięki zautomatyzowanym bazom materiałowym oraz koordynacji architekta jesteśmy w stanie już na etapie koncepcji designu zrezygnować z niepotrzebnych elementów wykończenia biura. Jesteśmy także na początkowym etapie wdrażania funkcji obliczania śladu węglowego danych materiałów – co pomoże Klientom decydować nie tylko na podstawie kosztów, ale także w ramach proekologicznych działań.

Jak kształtują się ceny fit out w 2023 roku?

Koszty inwestycji typu fit out zależą od wielu czynników, m.in. potrzeb najemcy, stanu nieruchomości komercyjnej, dostępności materiałów i czasu realizacji. Utrzymująca się inflacja i problemy wynikające z sytuacji polityczno-gospodarczej wpływają na powyższe elementy, generując ryzyko wzrostu kosztów projektów. Dlatego tak ważny jest dobór właściwego partnera do wdrożenia projektu fit out, który zgodnie z pełnym zrozumieniem potrzeb i kultury przedsiębiorstwa przeprowadzi nas w sposób zaplanowany i przewidywalny pod względem nakładów.

W naszej wiedzy ceny kształtują się następująco:

W przypadku przebudowy obecnej powierzchni (REFIT):

• od 400 EUR niski standard / mała przebudowa
• 700-800 średni standard
• 1200+ wysoki standard

W przypadku budowy nowej przestrzeni (Shell&Core):

• od 800 EUR niski standard
• 1200-1400 Średni
• 1600+ wysoki