Wszędzie dobrze, ale w pracy najlepiej?
Jak miejsce pracy wpływa na satysfakcję i zaangażowanie pracownika? O odpowiedź poprosiliśmy Joannę Kotzian, współzałożycielkę Well.hr oraz Dorotę Osiecką, dyrektor platformy Colliers Define.
Colliers: Czy – jak sugeruje tytuł raportu Well.hr – w pracy można czuć się lepiej niż w domu?
Joanna Kotzian: Dom to miejsce, w którym czujemy się dobrze i bezpiecznie. Projektanci współczesnych biur starają się, by podobne skojarzenia budziła także przestrzeń biurowa. Między innymi dlatego wprowadzają do aranżacji elementy typowe dla domowych salonów. Coraz częściej wykorzystywane są w biurach na przykład meble tapicerowane o miękkich, obłych formach. Z drugiej strony, budżet firmowy pozwala na znacznie więcej niż prywatne oszczędności. Dzięki dodatkowym funduszom biuro można wyposażyć w wysokiej klasy meble, zatrudnić profesjonalnych projektantów, zainwestować w dzieła sztuki. Urządzaniem domu w Polsce zajmują się najczęściej sami właściciele, po części metodą prób i błędów. Natomiast firmy prowadzą systematyczne badania, których celem jest optymalne dopasowanie przestrzeni do potrzeb użytkowników. Praca zajmuje nam coraz więcej czasu, tym bardziej istotne są więc warunki, w których te godziny upływają.
Czy praktyki well-being są niezbędnym elementem nowoczesnej organizacji?
J.K.: Środowisko pracy powinno być urządzone ergonomicznie, a w miarę możliwości ma też spełniać warunki dodatkowe – powinno być estetyczne, sprzyjać budowaniu relacji. Idea well-being sięga jednak znacznie dalej, obejmując sferę fizyczną i psychiczną pracownika, jego zdrowie i kondycję fizyczną, rozwój. To jeden z najważniejszych trendów w zarządzaniu, a zarazem reakcja na zmiany technologiczne, automatyzację i cyfryzację. W centrum uwagi firm znalazł się człowiek i cechy, które stanowią o jego przewadze nad technologią.
Biuro XXI wieku ma być komfortowym miejscem pracy. Jak można urządzić przestrzeń, która służy wieloosobowemu zespołowi, użytkownikom o zróżnicowanych potrzebach i oczekiwaniach?
Dorota Osiecka: Przede wszystkim nie myślmy kategoriami przestrzeni biurowej, tylko środowiska pracy. Wykraczamy tym samym poza aranżację wnętrza i dobór mebli – równie ważne są kultura organizacyjna, obowiązujące reguły. Projektant musi wiedzieć, dla kogo pracuje, jakiego typu zadania wykonują różne zespoły w organizacji, jakie są dominujące style pracy. Każdy profil działań wymaga nieco innego układu przestrzennego. Bardzo istotna jest też możliwość wprowadzania zmian. W dzisiejszym świecie biznesowym zmiany zachodzą bardzo szybko. Większość branż boryka się z nieprzewidywalnymi cyklami wzrostów i spadków zatrudnienia, coraz więcej organizacji wprowadza zmiany strukturalne. Tradycyjna „silosowa” hierarchia powoli odchodzi do lamusa, coraz popularniejsze stają się różnego rodzaju struktury matrycowe. To z kolei wiąże się z koniecznością zapewnienia elastyczności organizacyjnej i przestrzennej. Jeszcze dziesięć – piętnaście lat temu, najczęściej spotykanym układem funkcjonalnym było biuro korytarzowo-gabinetowe lub jednorodny open space wypełniony morzem biurek. Oba te modele są dziś anachroniczne. Jedyną odpowiedzią na obecną złożoność procesów biznesowych jest projektowanie biur różnorodnych, elastycznych i ściśle dopasowanych do potrzeb konkretnego odbiorcy. Nie ma rozwiązań, które sprawdzają się w każdej sytuacji.
Nowoczesne biura są efektowne, ich aranżacje prezentują pisma architektoniczne i wnętrzarskie. Czy troska o kształtowanie przestrzeni dotyczy także innych miejsc pracy, na przykład zakładów produkcyjnych
J.K.: Duże zmiany zachodzą też w podejściu do środowiska pracy w zakładach produkcyjnych czy nowoczesnych powierzchniach magazynowych. Oczywiście tematem numer jeden pozostaje bezpieczeństwo pracy, ale w ostatnich latach bardzo wiele dzieje się też w przestrzeniach socjalnych. Kantyna dla pracowników to pomieszczenie niezbędne niezależnie od branży, w której działa firma. Coraz większą wagę przykłada się do aranżacji zakładowych stołówek, ale też do jakości podawanych posiłków, do tego czy są zdrowe. Dobrym przykładem jest firma Volkswagen, która urządziła konkurs na projekt stołówki w swoim poznańskim zakładzie. Finalna realizacja nie odbiega niczym od jadalni, które znamy z nowoczesnych biurowców.
Dobrze zaprojektowane biuro może wpływać na satysfakcję z pracy. Czy podnosi również wydajność użytkowników?
D.O.: Jest wiele raportów, których autorzy pokazują związek między określoną interwencją w przestrzeń biura a wzrostem produktywności. Warto jednak zawsze spojrzeć na metodologię. W wielu przypadkach podstawą tych statystyk jest ankieta przeprowadzona wśród użytkowników i pytanie, czy czują się bardziej produktywni. Subiektywną perspektywę warto uchwycić, ale nadużyciem jest nazywanie tego faktycznym dowodem wzrostu produktywności. Produktywność przez lata była świętym Graalem branży, ale jej zmierzenie jest bardzo trudne, zwłaszcza w gospodarce opartej na wiedzy. Dla każdego sektora, typu przedsiębiorstwa, często wręcz dla każdego zespołu należałoby opracować indywidualne miary i kryteria, ponieważ większość z nas nie uczestniczy na co dzień w linearnym procesie, gdzie produktywność mierzyć łatwo; na przykład ilością schodzących z taśmy jednostek. Dlatego zamiast poszukiwać mniej lub bardziej rzetelnych wskaźników produktywności, skuteczniej czasem skupić się na kilku kluczowych aspektach decydujących finalnie o wyniku finansowym firmy. O sukcesie, oprócz samego produktu lub usługi, decyduje dzisiaj często również kultura biznesowa przedsiębiorstwa. W kontekście środowiska pracy, na przykład podejście zarządcze zapewniające ludziom swobodę w zakresie sposobu i miejsca, w którym realizują powierzone im zadania, pozwala budować zaangażowanie pracowników. To zaś w połączeniu z dobrą strategią jest jednym z fundamentów biznesowego sukcesu. Natomiast próby wykazania ścisłego związku między aranżacją przestrzeni biurowej a produktywnością okazują się pułapką – zwykle nie sposób podać pełnej i wiarygodnej odpowiedzi.
Czy tzw. designerskie wnętrza są równie efektywne, jak efektowne?
D.O.: Bardzo często okazuje się, że świetnie zaprojektowane środowisko pracy wcale nie wygląda ekscytująco. Dobre wzornictwo jest ważne, oddziałuje na wielu poziomach. Nie można mówić o konflikcie przeciwieństw – albo wnętrze wspaniale prezentujące się na fotografiach, albo funkcjonalność. Oba te aspekty z pewnością można pogodzić. Trzeba jednak unikać skupienia na efekcie „wow”, jeśli nie stoi za nim refleksja o wpływie projektu na użytkownika. Przestrzeń, w której funkcjonujemy wpływa na nas i kształtuje nasze zachowania. Często już sam wystrój jest komunikatem, co w danym miejscu można robić, a czego nie należy. W stonowanym wystroju czytelni czujemy przymus zachowania ciszy, wnętrze pełne różnorodności, kolorów, kształtów i tekstur zaprasza do głośnych rozmów i interakcji. Odpowiednio dobierając środki wyrazu projektant może w znacznym stopniu kształtować zachowania odbiorców, podstawą jest jednak przemyślana koncepcja funkcjonalna, zakorzeniona w rzetelnie zdiagnozowanej kulturze oraz potrzebach organizacji. Nie warto sięgać po efekciarskie gadżety tylko dlatego, że nie ma ich nikt inny. Ostatecznie przestrzeń biurowa jest narzędziem – tak jak komputer czy kartka papieru.