Czy biuro wciąż może być magnesem na pracowników?
Hamaki, zjeżdżalnia czy stół bilardowy – takie elementy w designie biura wywoływały przed pandemią efekt wow i sprawiały, że biuro stanowiło ważny argument w walce o talenty na rynku pracy. Upowszechnienie się pracy zdalnej w ciągu ostatnich 5 lat spowodowało, że pracownicy w zdecydowanej większości wolą dziś wykonywać swoje obowiązki z domu, a do biura przychodzą z różną częstotliwością. Czy zatem możliwe jest, aby biuro, tak jak dawniej, przyciągało nowych i obecnych pracowników? Według ekspertek Colliers – tak, ale nie zdecyduje o tym jego wygląd, lecz funkcjonalność przestrzeni i dostosowanie do obecnych potrzeb zespołów.
Dlaczego pracodawcy chcą ściągać ludzi do biura?
Jak wynika z ostatniego raportu Colliers Define “Hybrid and Beyond”, na przestrzeni 3 lat odsetek firm deklarujących, że zachęcają pracowników do powrotu, utrzymuje się na podobnym poziomie – pomiędzy 60% a 64%. Zdecydowanie wzrósł natomiast odsetek organizacji, które napotykają opór podczas takich prób – z 66% do 88%. Każda ze stron ma swoje powody, dla których podejmuje określone działania.
Głównymi bolączkami pracodawców, związanymi z pracą zdalną, są: trudności w utrzymaniu efektywnej komunikacji i współpracy zespołowej, problemy z budowaniem kultury organizacyjnej i przynależności pracowników oraz rosnące obciążenie kadry menedżerskiej w związku z zarządzaniem zespołami rozproszonymi.
Dlaczego pracownicy przychodzą do biura?
Wyniki badań Colliers Define wskazują, że jednym z ważniejszych elementów najsilniej korelujących z frekwencją w biurze jest stałe miejsce pracy, które buduje poczucie przynależności i stabilności. Równie istotną rolę odgrywa darmowy lub dofinansowany parking. Pracownicy, którzy mają zapewnione biurko i darmowy parking, spędzają w biurze średnio 1,6 dnia w tygodniu dłużej, w porównani z osobami, które nie mają takich warunków. Wiele firm nie oferuje jednak takiej możliwości i stosuje system tzw. hot desków, w którym pracownicy nie mają indywidualnie przypisanych miejsc.
W dobie pracy hybrydowej system ten stał się jeszcze powszechniejszy ze względu na nieregularną frekwencję. W sytuacji, kiedy pracownicy pojawiają się w biurze, tylko przez część czasu, utrzymywanie przypisanych stanowisk pracy, które często stoją puste nie ma uzasadnienia. Dodatkowym wyzwaniem jest zarządzanie fluktuacjami frekwencji. W wielu firmach najbardziej obleganymi dniami są wtorek, środa i czwartek i wtedy obłożenie może wynosić kilkadziesiąt proc., ale w dni takie, jak poniedziałek czy piątek większość biurek może stać pusta. Aby umożliwić pracodawcom efektywne zarządzanie przestrzenią, na rynku pojawiło się wiele rozwiązań technologicznych. W Colliers korzystamy np. systemu dynamicznej alokacji, który przydziela zespołom miejsca adekwatnie do liczby osób obecnych danego dnia w biurze.
A czy wystarczy nam biurek? To jedna z najczęściej pojawiających się obaw w organizacji, w której biurka są współdzielone. W większości przypadków są one nieuzasadnione.
Znaczna część firm pracujących hybrydowo świadomie decyduje się na strategię mniejszej liczby biurek niż liczba pracowników. Zdarzające się czasem sytuacje przegęszczenia związane są najczęściej z brakiem odpowiedniego systemu do zarządzania zmieniającą się i nierówną frekwencją, niekoniecznie ze zbyt małą liczbą stanowisk.
Ważnym powodem przychodzenia do biura – lub nie – jest także możliwość pracy w skupieniu. Część osób wskazuje, że znajduje ją w domu, inni poszukują jej w biurze. Jeszcze inna grupa ludzi pojawia się w biurze, aby pracować zespołowo lub spotkać się z kolegami i koleżankami. Niezbędne jest więc stworzenie przestrzeni do współpracy, gdzie pracownicy będą mogli swobodnie wymieniać pomysły i wspólnie realizować projekty, co pozytywnie wpłynie na poczucie przynależności i satysfakcję pracowników.
Te aspekty to jedne z kluczowych zasad, według których powinna zostać zaprojektowana efektywna przestrzeń biurowa, która będzie przyciągała pracowników. Z naszych badań wynika, że w biurach, które umożliwiają efektywną pracę, pracownicy pojawiają się średnio o jeden dzień w tygodniu częściej niż w takich, które nie zapewniają odpowiednich warunków.
Coraz większe znaczenie w kreowaniu roli biur przypisuje się designowi regeneratywnemu. Wdrażanie zrównoważonych rozwiązań obejmuje nie tylko redukcję emisji, lecz także troskę o zdrowie i komfort pracowników.
Czyste powietrze, odpowiednie oświetlenie i komfort termiczny (klimatyzacja w lecie to prawdziwy magnes), ergonomiczne meble oraz cyfrowe udogodnienia, takie jak aplikacje do rezerwacji biurek czy salek do spotkań, coraz częściej stają się standardem w nowoczesnych biurach. Wysokiej jakości środowisko pracy to takie, które zapewnia możliwość koncentracji, ale sprzyja również kreatywności i budowaniu relacji. Właściwie zorganizowana, funkcjonalna przestrzeń wspiera wówczas efektywność zespołów i wpływa na chęć pojawiania się w biurze.
A co z designem?
Wciąż stanowi ważny element planowania powierzchni biurowej. W ładnej, przytulnej przestrzeni chce się przebywać, jednak nawet najbardziej designerskie meble nie przyciągną pracowników, jeśli będą jedynym atutem, który biuro ma im do zaoferowania.
Kluczowe jest, aby przestrzeń biurowa nie była jedynie estetycznym miejscem, ale odzwierciedlała sposób działania firmy oraz realne potrzeby pracowników. Inne oczekiwania mają pracownicy podczas pracy zdalnej, a inne w dniu, gdy pojawiają się w biurze. To zróżnicowanie wymaga odmiennego podejścia do organizacji przestrzeni, technologii oraz stylu zarządzania. Dlatego kluczowe jest zharmonizowanie całego środowiska pracy. Dopiero przy takim podejściu biuro może stać się czymś więcej niż tylko fizycznym miejscem — elementem wspierającym produktywność, współpracę i poczucie przynależność. Odpowiedzią na te aktualne wyzwania jest koncepcja Newffice, stworzona przez ekspertów Colliers i wdrożona w naszym biurze w The FORM w Warszawie.
Podkreślić jednak trzeba, że estetyka biura stanowi mocny komunikat, dla osób, które odwiedzają biuro, zwłaszcza tych, które dopiero rekrutują się do pracy w danej firmie. Jeśli wygląd biura jest spójny z wizerunkiem firmy i wywołuje pozytywne wrażenie już od progu, zwiększają się szanse, że kandydat zatrudni się właśnie u nas. Nie jest to oczywiście główny czynnik decyzyjny, ale ważny element wrażeń, z którymi kandydaci wychodzą z biura potencjalnego pracodawcy.
Elastyczność przede wszystkim
Kandydaci do pracy oraz pracownicy cenią sobie elastyczność w różnych wymiarach. Jednym z nich jest praca hybrydowa, która dla wielu kandydatów jest wręcz kwestią niepodlegającą negocjacjom. Jednym z pierwszych pytań, jakie dziś zadają, nie są finanse, a model pracy, w którym działa firma, i wymagana częstotliwość obecności w biurze. To jasno pokazuje, jak ważna jest dla pracowników elastyczność i równowaga między pracą zdalną a stacjonarną.
Warto jednak zaznaczyć, że w wielu firmach nowo zatrudnione osoby często zobowiązane są do przychodzenia do biura częściej przez pierwsze miesiące pracy, gdyż sprzyja to efektywniejszemu onboardingowi i pozwala „nasiąknąć” kulturą organizacyjną.
To także doskonała okazja, aby uczyć się od pracowników, którzy pracują w firmie dłużej oraz wdrażać w pracę w nowym miejscu i w kulturę organizacji.
Magnesem dla kandydatów może być też lokalizacja biura, w kontekście dojazdów. O ile ta kwestia nie wpływa tak bardzo na zatrudnionych już pracowników i raczej nie stanowi powodu zmiany pracy, o tyle dla kandydatów potrafi być jednym z kluczowych czynników decydujących o aplikacji.
Istotną rolę w oczach przyszłych pracowników odgrywają także materiały, które firmy udostępniają na swoich stronach internetowych i prezentują w nich swoje środowisko pracy.
Pomimo popularności pracy zdalnej, fizyczna przestrzeń biurowa nadal pozostaje ważnym narzędziem w kreowaniu wizerunku pracodawcy. Dlatego o ile pierwsze spotkanie rekrutacyjne w Colliers zwykle odbywa się online, o tyle na drugie zapraszamy kandydatów do biura, aby mogli zobaczyć miejsce, w którym mogą pracować oraz poczuć atmosferę panującą w firmie. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że na spotkaniach rekrutacyjnych w Colliers kandydaci bardzo często nawiązywali do filmu prezentującego nasze biuro, który dołączaliśmy do każdego ogłoszenia. W rozmowach podkreślali, że uchwycona przestrzeń i atmosfera wywarły na nich pozytywne wrażenie. Dla wielu był to jasny sygnał, że warto być częścią właśnie takiego środowiska.
Tu chce się być
Przestrzeń biurowa nie od dziś jest jednym z ważnych kanałów komunikacji kultury organizacyjnej. Dobrze zaprojektowana – przyciąga, integruje i inspiruje. Biuro może być prawdziwym magnesem — ale tylko wtedy, gdy stanowi integralną część całego środowiska pracy. Przestrzeń powinna być dopasowana do profilów jej użytkowników oraz adekwatnie wspierać różnorodne potrzeby i style pracy. Kluczowe jest, aby była spójna z kulturą organizacyjną, modelem pracy oraz infrastrukturą technologiczną. Dopiero gdy te elementy są zharmonizowane, biuro zaczyna działać jak narzędzie wspierające, a nie narzucone.