3 obszary środowiska pracy zmieniane przez nowe potrzeby użytkowników biur

Projektowanie biur to już nie tylko praca ze stalą, betonem i drewnem. Nowoczesna przestrzeń powinna być projektowana przy uwzględnieniu głębokiej analizy ludzkich preferencji i zachowań. Co powinni wiedzieć architekci i projektanci wnętrz komercyjnych przed przystąpieniem do aranżacji nowych biur wspierających efektywność pracownika?

Artykuł opracowany jest w oparciu o wyniki badania użytkowników budynków biurowych przeprowadzonego przez firmy Skanska oraz Colliers w 2022 roku.

Z artykułu dowiesz się:

• jak hybryda zmieniła schematy pracy w biurze,
• jakie budynki są najczęściej odwiedzane,
• jak zaaranżować przestrzeń, by pracownicy chcieli w niej przebywać,
• kiedy wygrywa praca z domu, a kiedy biuro.

Jak hybryda zmieniła schematy pracy w biurze?

Praca zdalna, która towarzyszyła nam w pandemicznym anturażu, przerodziła się w pracę hybrydową, która zdaje się wygodnie osadzać w biurowej rzeczywistości. Choć ten model pracy nadal stanowi pewną nowość, a szczegóły funkcjonowania organizacji są wciąż dopracowywane, to faktem pozostaje, że model pracy, w którym pojawiamy się w biurze mniej niż 5 razy w tygodniu, już z nami zostanie.

Kształtuje się też powoli nowy model organizacji zadań. Hybryda oznacza nie tylko, że w biurach pojawiamy się rzadziej, lecz także, że pojawiamy się z innych powodów niż przed pandemią. W domu znacznie chętniej wykonujemy działania wymagające ciszy i skupienia, związane głównie z pracą indywidualną. Kiedy natomiast pojawiamy się w biurach to zazwyczaj po to, aby wykonywać pracę zespołową czy spotkać się ze swoimi współpracownikami.

Jednym z kluczowych tematów, omawianych w organizacjach, które wdrożyły hybrydowy model pracy, jest zakres pracy zdalnej. Z wcześniejszych badań przeprowadzonych przez Colliers Define wynika, że co piąta organizacja chciałaby częściej widzieć swoich pracowników w biurze. Dlatego zespół Colliers Define przeprowadził dla Skanska badanie, które analizuje różne czynniki sprawiające, że użytkownicy biur sami chcą się w nich pojawiać.

W ankiecie online prowadzonej od lipca do września 2022 roku wzięło udział 408 osób pracujących w 6 biurowcach zlokalizowanych w 5 miastach (Warszawa, Wrocław, Kraków, Gdańsk i Łódź). W badaniu skupiliśmy się na 3 głównych obszarach:

1. Budynek i udogodnienia budynkowe
2. Przestrzeń biurowa
3. Warunki domowe do pracy zdalnej

Interesowało nas przede wszystkim to, w jaki sposób różne aspekty tych 3 obszarów przekładają się na chęć pojawiania się pracowników w biurach.

Pełny raport z badania pobierz tutaj.

Budynek wart odwiedzania – czyli jaki?

Wśród osób pracujących w branży nieruchomości funkcjonuje powiedzenie, że w nieruchomościach istotne są 3 rzeczy: lokalizacja, lokalizacja i jeszcze raz lokalizacja. Co to jednak oznacza w praktyce, z punktu widzenia użytkowników biur?

Z punktu widzenia chęci pojawiania się w biurze, dobra lokalizacja to taka, do której można łatwo i szybko dojechać. Analiza danych z badania ujawniła jednak pewną interesującą zależność. Gotowość do pojawiania się w biurze była związana nie tyle z samym czasem dojazdu, ile z subiektywną oceną tego, na ile dojazd jest łatwy i wygodny. Pracownik, któremu dojazd do biura zajmuje 50 minut, ale który podróżuje jednym autobusem, może zatem chcieć pojawiać się w biurze częściej, niż pracownik który jedzie do biura 40 minut, ale korzystając z trzech różnych środków komunikacji.

Istotną rolę odgrywają także udogodnienia oferowane przez budynek oraz jego najbliższe otoczenie. Do tych najbardziej pożądanych należą restauracje, kantyna budynkowa oraz kawiarnia. Pandemia COVID-19 sprawiła jednak, że wiele z takich punktów zostało zamkniętych, a ich brak jest obecnie mocno odczuwalny przez użytkowników biur.

Atrakcyjne biuro – jak zaaranżować przestrzeń, by pracownicy chcieli w niej przebywać?

Z zebranych danych wynika, że użytkownicy biur nie chcą się w nich pojawiać, jeżeli uważają, że obecna przestrzeń biurowa nie umożliwia im efektywnej pracy. Jak zatem powinna być zaaranżowana przestrzeń wspierająca efektywne wykonywanie zadań?

Zapewnij prywatność i efektywną pracę

Przede wszystkim warto projektować przestrzeń w taki sposób, aby zapewnić prywatność zarówno wizualną, jak i akustyczną. Nie oznacza to jednak, że należy odejść od biur otwartych i zapewnić wszystkim pracownikom indywidualne gabinety. Biuro zapewniające poczucie prywatności można stworzyć dzięki podzieleniu otwartej przestrzeni na mniejsze strefy, oddzielone od siebie przestrzeniami dodatkowymi, takimi jak sale konferencyjne, które umożliwiają zarówno prowadzenie poufnych rozmów, jak i pracę w izolacji. Dodatkowo warto zmniejszyć liczbę biurek w rzędzie (ograniczyć je do maksimum trzech) i oddzielić je od siebie przepierzeniami wykonanymi z materiałów akustycznych.

Przykłady stref open space w projektach Colliers Define:

Wypracuj design oferujący różnorodność przestrzeni

Analogiczny związek pomiędzy oceną biura, a częstotliwością korzystania z niego, zaobserwowaliśmy także w przypadku łatwości znalezienia w biurze przestrzeni, która odpowiada aktualnie wykonywanemu zadaniu. Respondenci, którzy doceniali zróżnicowanie przestrzeni dostosowanej do różnych rodzajów zadań, deklarowali większą częstotliwość pojawiania się w biurze (aktualnie) oraz większą chęć pojawiania się w biurze (optymalny zakres pracy z biura).

Wynika z tego kilka wniosków przydatnych w procesie projektowania przestrzeni biurowych:

1. Styl pracy

Zbadaj, jakiego rodzaju czynności są wykonywane przez pracowników, i jakie style pracy dominują w zespołach. W ten sposób poznasz potrzeby różnych osób, a następnie określisz, jakiego typu przestrzenie powinny być zapewnione, aby te czynności można było wykonywać komfortowo. Zespołom, które wykonują dużo telefonów i uczestniczą w wideo konferencjach, a jednocześnie muszą przygotowywać oferty i komentować umowy, zapewnij kameralne open space o podwyższonym standardzie akustycznym oraz dostęp do strefy cichej lub focus roomów.

Przykłady strefy cichej i focus roomów w projektach Colliers Define:

2. Activity-based working:

Przy projektowaniu kieruj się zasadami znanymi pod hasłem activity-based working. Chodzi tu o projektowanie zgodnie z określoną logiką, zakładającą współistnienie stref do pracy w skupieniu, miejsc do pracy warsztatowej, stref pracy kreatywnej (np. przeznaczonych do burzy mózgów), czy sal dostosowanych do organizacji spotkań i telekonferencji. Założeniem tej metodologii projektowania biur jest dopasowanie przestrzeni do różnych typów czynności w taki sposób, aby pracownicy, wykonujący je w tym samym czasie, nie przeszkadzali sobie nawzajem.

Przykłady stref pracy kreatywnej i sal dostosowanych do organizacji spotkań i telekonferecji w projektach Colliers Define:

3. Rozwiązania mobilne:

Postaw na rozwiązania mobilne, tak aby pracownicy mogli dostosowywać przestrzeń do aktualnych potrzeb. Oznacza to np. możliwość przearanżowania konwencjonalnego układu sali konferencyjnej z jednym stołem w taki sposób, aby możliwa była organizacja warsztatów wykorzystujących pracę w grupach.

Przykłady rozwiązań mobilnych w projektach Colliers Define:

Wspieraj współpracę

Praca hybrydowa sprawiła, że do biur przyjeżdżamy przede wszystkim po to, aby współpracować. Pogląd ten jest podzielany zarówno przez pracodawców, jak i przez samych pracowników. Można więc oczekiwać, że użytkownicy będą chętniej odwiedzać biuro, które wspiera współpracę i ułatwia interakcje między pracownikami. Czy jednak rzeczywiście tak jest?

Z danych zebranych w toku badania wynika, że aby użytkownicy chcieli odwiedzać biuro, musi ono przede wszystkim zapewniać różnorodność przestrzeni, dostosowanych do różnego rodzaju zadań, a także zapewniać możliwość pracy w skupieniu, odbywania poufnych rozmów oraz zapewniać poczucie prywatności. Ta pozorna sprzeczność wynika z faktu, że współpraca w hybrydowym modelu pracy często oznacza poufne spotkania 1 do 1, czy też spotkania hybrydowe, w których niewielka grupa osób uczestniczy z biura, a pozostali uczestnicy dołączają zdalnie. Wspieranie współpracy jest istotną funkcją hybrydowego biura, ale jest to współpraca intencjonalna i kontrolowana, a nie przypadkowa.

Przykłady sal zapewniających poczucie prywatności w projektach Colliers Define:

Praca w domu – kiedy wygrywa, a kiedy przegrywa z biurem?

Jak wynika z badań, sytuacja osobista respondentów była kolejnym czynnikiem, mającym duży wpływ na to, ile czasu spędzali w biurze. Kluczową rolę odgrywa możliwość zapewnienia sobie odpowiedniego poziomu ciszy oraz brak konfliktu pomiędzy pracą a życiem osobistym. Osoby, które pracując zdalnie, nie mają problemu z oddzieleniem życia osobistego od zawodowego i mają w domu warunki umożliwiające pracę w ciszy i spokoju, chętniej wykorzystują home office. Kwestie związane z technologią, czy wyposażeniem domowego stanowiska pracy, mają mniejsze znaczenie dla częstotliwości pojawiania się w biurze.

Transformacja biura pod wpływem zmieniających się potrzeb pracowników

Praca hybrydowa na dobre zmieniła zarówno to, jak często pojawiamy się w biurach, jak również cel i sposób korzystania z przestrzeni. W przeważającej większości organizacji praca z biura przez pięć dni w tygodniu nie stanowi już domyślnego modelu. Nie wszystkie organizacje są jednak gotowe na pracę zdalną w większym zakresie, a część z nich próbuje ściągać pracowników do biur, napotykając przy tym silny opór.

Artykuł powstał w oparciu o raport „Zaprojektuj biuro przyszłości” opracowany przez Colliers i Skanska.

Jeśli na stronie nie wyświetla się przycisk „Pobierz raport”, wyczyść ciasteczka w przeglądarce lub

pobierz raport z tej strony »

O firmach

Colliers to globalny lider w sektorze nieruchomości i zarządzania inwestycjami. Jesteśmy wiodącą firmą oferującą szeroki wachlarz usług najwyższej jakości. Działając w 63 krajach, ponad 17 000 specjalistów współpracuje w celu maksymalizacji wartości nieruchomości dla najemców, właścicieli i inwestorów.

Define. Design. Deliver. Częścią Colliers w Polsce jest platforma usług Colliers Define. To różnorodny zespół konsultantów, architektów, projektantów i inżynierów, który w całościowym procesie Define. Design. Deliver. transformuje architekturę komercyjną i nieruchomości, aby były przyjazne dla ludzi i efektywne dla biznesu. W ramach platformy zajmujemy się badaniem, projektowaniem fit-out biur, a także konsultacjami projektu biura.

Spółka biurowa Skanska w Polsce jest innowacyjnym deweloperem zielonych, ponadczasowych budynków biurowych. Buduje otwarte, tętniące życiem przestrzenie, w których pracownicy czują się dobrze. Projekty biurowe Skanska są certyfikowane w systemie LEED, WELL Core & Shell, a także WELL Health-Safety Rating. Oprócz tego nowe inwestycje Skanska w Polsce posiadają certyfikat „Obiekt bez Barier”, który dowodzi przystosowania do użytkowania przez osoby z różnymi potrzebami – w tym przez osoby z niepełnosprawnościami czy rodziców z małymi dziećmi. Spółka biurowa Skanska działa w Polsce od 1997 roku. Prowadzi działalność na siedmiu rynkach: w Warszawie, Wrocławiu, Poznaniu, Łodzi, Krakowie, Katowicach i Trójmieście.

Skanska Polska funkcjonuje również jako:

• generalny wykonawca retail
• generalny wykonawca biura
• generalny wykonawca magazynu