Razem czy osobno. Czy w przyszłości czeka nas praca całkowicie zdalna?

Czy organizacje przyszłości będą w pełni wirtualne, a pracownicy rozproszeni po swoich domach? Psycholog organizacji i konsultant strategii środowiska pracy Grzegorz Rajca wyjaśnia, czego możemy się spodziewać i na co warto się przygotować.

Główne spostrzeżenia:

• Organizacja to system składający się z wielu elementów, które wchodzą ze sobą w interakcje i wpływają na siebie nawzajem.
• Największym potencjalnym ryzykiem wdrożenia pracy zdalnej jest osłabienie więzi i struktur organizacyjnych – w wyniku rozproszenia firma może przypominać luźno powiązaną grupę jednostek. Może na tym ucierpieć innowacyjność i kultura organizacyjna.
• Wdrożenie pracy zdalnej to zmiana, która wpływa na organizację na wielu płaszczyznach i wiąże się z koniecznością zmiany dotychczasowych sposobów funkcjonowania.

Organizacja – mechanizm czy układ złożony?

Zanim spróbujemy odpowiedzieć na pytanie o przyszłość, warto cofnąć się i zapytać: czym w ogóle jest organizacja?

W wieku XIX i na początku wieku XX dominującą metaforą organizacji była metafora maszyny. Organizacje postrzegano jako mechanizmy zbudowane z mniejszych elementów. Z czasem jednak zaczęto dostrzegać wzajemny wpływ, jaki wywierają na siebie te elementy, co zaowocowało alternatywnym podejściem do organizacji – podejściem systemowym.

Zmiana podejścia nie jest jedynie zmianą nazewnictwa. Systemy oraz układy złożone rządzą się innymi prawami, niż urządzenia mechaniczne. Podstawowa różnica pomiędzy systemem, a maszyną jest taka, że funkcjonowanie maszyny jesteśmy w stanie dokładnie zrozumieć, opisać i przewidzieć. Tymczasem w przypadku systemu, pełne zrozumienie rządzących nim praw jest niemożliwe. Elementy systemu wchodzą ze sobą w skomplikowane interakcje i nieustannie wpływają na siebie nawzajem. Dzięki temu, system jest czymś znacznie więcej niż sumą składających się na niego elementów. Zachodzące w nim interakcje sprawiają, że może on ewoluować, samoorganizować się czy utrzymywać się w stanie równowagi.

Kultura organizacyjna, a zjawisko emergencji

Systemy mają wiele interesujących właściwości. Ich złożoność sprawia, że nie jesteśmy w stanie w pełni przewidzieć ich zachowania, na przykład w reakcji na zmianę w środowisku. W systemach zachodzi zjawisko emergencji, polegające na tym, że z interakcji pomiędzy prostymi elementami mogą samoistnie wyłonić się złożone zachowania i formy. Przykładem emergencji, który możemy zaobserwować w przyrodzie, jest zachowanie roju pszczół lub ławicy ryb.

W organizacjach również można zaobserwować emergencję, a przykładem zjawiska emergentnego jest kultura organizacyjna. Nie jest ona czymś, co da się z góry zaplanować i zbudować według dokładnych instrukcji. Pojawia się stopniowo i samoistnie, na skutek interakcji i procesów zachodzących wewnątrz organizacji.

Zdalne wyzwania

Kiedy już spojrzymy na organizację jak na system, w którym wiele zjawisk zachodzi samoistnie możemy zrozumieć kluczowe wyzwanie, jakie niesie za sobą praca zdalna. Największym potencjalnym ryzykiem wdrożenia pracy zdalnej na szeroką skalę jest to, że w wyniku rozproszenia, organizacja przestanie funkcjonować jako system, a zacznie przypominać luźno powiązaną grupę jednostek. W rezultacie ucierpią te obszary funkcjonowania organizacji, które mają swoje korzenie w złożoności i emergencji:

• ucierpi innowacyjność
• kultura organizacyjna zacznie zanikać
• pogłębią się podziały i silosy

Część z tych obaw ma potwierdzenie w danych. Badania przeprowadzone na przełomie 2020 i 2021 roku na ponad 61 tysiącach pracowników firmy Microsoft pokazały, że funkcjonowanie w trybie zdalnym spowodowało wyraźne pogłębienie silosów oraz osłabienie współpracy pomiędzy zespołami. Z kolei z badania ankietowanego przeprowadzonego przez Colliers w czerwcu br. jasno wynika, że organizacje za jedno z największych wyzwań pracy zdalnej uznają utrzymanie wśród pracowników poczucia przynależności do firmy.

Nie bójmy się hybrydy

Czy oznacza to, że decydując się na pracę zdalną skazujemy nasz organizacyjny system na nieuchronny rozkład? Niekoniecznie. Pomiędzy pracą z biura, a pełną pracą zdalną mamy do dyspozycji szeroki wachlarz rozwiązań hybrydowych, łączących ze sobą w różnych proporcjach stacjonarny i zdalny tryb pracy. Kilka dni w miesiącu spędzonych razem w biurze może okazać się wystarczające, aby utrzymać organizacyjny system w równowadze. Praca w pełni zdalna również wydaje się być możliwa, przy spełnieniu pewnych warunków. Organizacje funkcjonujące w pełni zdalnie istniały przecież już przed okresem pandemii, a ich doświadczenia mogą być kluczem do znalezienia odpowiedzi na pytania dotyczące skutecznego budowania organizacji wirtualnych.

Co wiemy o organizacji przyszłości?

• Na pewno istotnym elementem jej funkcjonowania będzie jakaś forma pracy zdalnej. Jest to trend od którego nie ma już odwrotu.
• Dla organizacji, które przed pandemią funkcjonowały jedynie w trybie stacjonarnym, dostosowanie się do tej nowej rzeczywistości będzie wymagało zorganizowania swojego środowiska pracy w inny sposób i zaprojektowania interakcji pracowników zarówno w przestrzeni biura, jak i online.
• Znalezienie złotego środka pomiędzy rozproszeniem, a połączeniem i stopniowe odkrywanie właściwych metod funkcjonowania w nowej rzeczywistości będzie stanowiło kluczowe wyzwanie dla firm na najbliższe miesiące i lata.