Dynamiczna alokacja – zaawansowane podejście zorientowane na zespoły

W większości firm działających w modelu hybrydowym współdzielenie biurek (ang. desk sharing, hot-desking) stało się normą. Pracownicy nie mają już stałych miejsc – rezerwują biurko, gdy planują pracę w biurze. Dynamiczna alokacja (ang. dynamic allocation lub dynamic capacity management) stanowi rozwiązanie problemów związanych ze współdzieleniem biurek.

Zamiast przypisywać pojedyncze biurka do pojedynczych osób, systemy dynamicznej alokacji:

• Grupują pracowników według zespołów,
• Przypisują zespołom strefy adekwatne do liczby obecnych danego dnia pracowników w oparciu o zadeklarowaną i rzeczywistą obecność,
• Optymalizują wykorzystanie przestrzeni tak, aby nie pozostawały międzyzespołowe „puste miejsca”.

W praktyce pracownicy deklarują swoją obecność z wyprzedzeniem (np. dzień wcześniej), co pozwala systemowi dokładnie oszacować liczbę członków zespołu w biurze. Dane te są następnie uzupełniane informacjami w czasie rzeczywistym (np. z czujników, logowań do Wi-Fi lub danych z kart dostępu), co umożliwia systemowi automatyczne przydzielanie przestrzeni zespołowej o odpowiedniej wielkości.

Jak działa dynamiczna alokacja przestrzeni w biurze?

Nowoczesne aplikacje biurowe wprowadzają kompleksowe rozwiązania w zakresie dynamicznej alokacji. Obejmują one szereg funkcji, które pozwalają skutecznie zarządzać przestrzenią i dostosowywać ją do potrzeb zespołów:

Dane o obecności – deklaracje i dane rzeczywiste

System zbiera informacje o planowanej obecności pracowników (np. deklaracje w aplikacji do rezerwacji miejsc) i zestawia je z rzeczywistymi danymi z czujników obecności lub systemów dostępu.

Tworzenie stref zespołowych

Zamiast oferować możliwość rezerwacji dowolnego miejsca, system przydziela zespołom strefy pracy, optymalnie dopasowane do liczby osób obecnych danego dnia w biurze.

Prognozowanie i automatyczna alokacja

Na podstawie wcześniejszych informacji o obecności pracowników, system jest w stanie przewidywać dzienne zapotrzebowanie zespołów na miejsca i odpowiednio dostosować ich rozmieszczenie. Wykorzystując dane historyczne, algorytmy dynamicznej alokacji generują precyzyjne prognozy dotyczące obłożenia biura.

Preferencje pracowników

System potrafi również uwzględniać indywidualne preferencje (np. biurka regulowane, lokalizacja przy oknie, potrzeba ciszy), przydzielając miejsca zgodnie z potrzebami.

Narzędzia analityczne dla zespołów administracyjnych

Zespoły administracyjne mają dostęp do paneli (dashboardów), które pokazują dane dotyczące wykorzystania przestrzeni, liczby osób obecnych w biurze oraz efektywności wykorzystania stref zespołowych i poziomie optymalizacji przestrzeni.

Najważniejsze korzyści dynamicznej alokacji w porównaniu do współdzielenia biurek

• Zespoły siedzą razem

Dzięki temu łatwiej jest utrzymać współpracę, komunikację i poczucie integracji, a główny powód wizyt w biurze – możliwość kontaktu z zespołem – staje się prosty i komfortowy.

• Brak niewykorzystanych miejsc

Przestrzeń jest przydzielana dokładnie według liczby obecnych osób – bez pustych miejsc między zespołami.

• Optymalizacja przestrzeni

Dzięki optymalnemu wykorzystaniu przestrzeni możliwe jest zmniejszenie całkowitej liczby biurek i optymalizacja powierzchni biurowej.

• Korzyści dla środowiska

Połączenie dynamicznej alokacji z systemami budynkowymi pozwala na efektywną optymalizację zużycia zasobów. Nieaktywne strefy lub całe piętra mogą być automatycznie wyłączane, co przekłada się na oszczędność energii (np. HVAC, oświetlenie).

• Automatyzacja i skalowalność

Proces przydziału przestrzeni nie wymaga codziennej interwencji – działa automatycznie i daje się skalować. Jest to szczególnie istotne w dużych organizacjach.

• Zarządzanie w oparciu o dane

Dane analityczne pozwalają podejmować decyzje o zmianach układu biura, liczbie biurek i efektywności zespołów.

Jak wdrożyć dynamiczną alokację w organizacji?

Aby proces wdrożenia dynamicznej alokacji przebiegł skutecznie, należy:

• Zdefiniować zespoły i strefy – podzielić przestrzeń na elastyczne obszary przypisane do zespołów.
• Wykorzystać dane z aplikacji rezerwacyjnych i systemów monitorowania obecności.
• Określić zasady prognozowania – np. ile dni wcześniej pracownik musi zadeklarować obecność, jak często aktualizowane są alokacje.
• Zarządzać zmianą – przygotować pracowników na dynamicznie zmieniające się strefy, jasno komunikując cel i korzyści.
• Monitorować i doskonalić – regularnie analizować dane i dostosowywać strategie do zmieniających się potrzeb.