Case study: WWF | Zmiana myślenia o organizacji przestrzeni biura

Cele projektu:

• Optymalizacja przestrzeni i dostosowanie jej do nowego, hybrydowego sposobu pracy
• Stworzenie przestrzeni, do której warto przychodzić
• Ułatwienie wymiany wiedzy i współpracy pomiędzy zespołami

Kontekst klienta

WWF to międzynarodowa organizacja pozarządowa działająca w obszarze ochrony przyrody. Jej historia sięga lat 60. XX wieku, a jej misją jest powstrzymanie degradacji środowiska naturalnego Ziemi i stworzenie przyszłości, w której ludzie będą żyli w harmonii z przyrodą. Główna siedziba WWF znajduje się w Szwajcarii, natomiast główna siedziba WWF w Polsce mieści się na warszawskiej Ochocie.

Ogólna koncepcja przestrzeni

To miejsce pracy, które ma sprzyjać integracji Zespołu Fundacji. Jest dostosowane zarówno do spotkań jak i do pracy cichej.

Celem postawionym przed zespołem Colliers było przeprojektowanie przestrzeni biurowej w taki sposób, aby możliwa była redukcja powierzchni przy jednoczesnym stworzeniu środowiska dostosowanego do potrzeb hybrydowych pracowników. Po redukcji metrażu biuro WWF miało docelowo zająć półtora piętra w kameralnym budynku biurowym.

Jednym z priorytetów projektu było ułatwienie współpracy oraz interakcji, zarówno w zespołach, jak i pomiędzy zespołami. Hybrydowy model pracy sprawił, że pracownicy rzadziej spotykali się w biurze. W porównaniu do sytuacji sprzed pandemii, znacznie mniej czasu poświęcali także na nieformalne interakcje. Aranżacja środowiska pracy miała zatem ułatwiać kontakty i nieformalne interakcje. W toku realizacji projektu zapadła więc decyzja, aby odejść od klasycznego strefowania biura, bazującego na strukturze zespołów. Zamiast tego postanowiono wykorzystać podział na piętra i stworzyć dwie odrębne strefy, z których każda miała mieć odmienny charakter dostosowany do stylu pracy.

Taka strefowa organizacja biura wiąże się z tym, że:

• wdrożony zostaje desk-sharing – nie ma przypisanych na stałe stanowisk, a każdy pracownik może usiąść przy tym biurku, przy którym ma ochotę. Aby to było możliwe, wdrażana jest polityka czystego biurka, ale także rezygnuje się np. z kontenerków podbiurkowych, które zastąpione zostają przez lockery.
• nie ma jednoznacznego przypisania zespołów do stref biura – każdy pracownik może usiąść w dowolnej części biura, w zależności od tego, jakiego rodzaju czynności ma do wykonania oraz z kim potrzebuje współpracować.
• w różnych strefach obowiązują różne zasady – o ile same przestrzenie wizualnie niewiele się różnią, o tyle zachowania dozwolone w tych strefach już tak. W biurze została wyróżniona strefa do tzw. pracy zespołowej i kreatywnej oraz strefa do pracy indywidualnej.

Piętro do pracy zespołowej

Przestrzeń na parterze zaprojektowana została zgodnie z ideą, że nowe biuro powinno spełniać przede wszystkim funkcję społeczną: być wykorzystywane do pracy zespołowej, budowania i podtrzymywania relacji pomiędzy pracownikami. Składa się ona z 3 odrębnych stref: konferencyjnej, strefy interakcji oraz strefy socjalnej.

Strefa konferencyjna – przestrzeń, składająca się z mniejszych i większych sal konferencyjnych. Jest to miejsce, gdzie można zorganizować zarówno niewielkie spotkanie wewnętrzne, kilkunastoosobowy warsztat, jak i spotkanie całego zespołu. Oddzielone jest od stref pracy, co umożliwia przyjmowanie gości, a jednocześnie pomaga zadbać o prywatność pracowników oraz zachowanie poufności w organizacji.

Strefa interakcji (tzw. ul) – jest to przestrzeń kreatywna, przeznaczona do pracy wspólnej. Sprawdza się zarówno na spotkania zaplanowane, ad-hoc, jak i do pracy projektowej. W ulu znajdzie się także miejsce dla tych, którzy wprawdzie pracują indywidualnie, ale jest to praca niewymagająca skupienia, a co za tym idzie – ciszy. Strefa przystosowana do szybkiej wymiany informacji i dająca możliwość konsultacji – czy to w salce, czy przy biurku – bardzo usprawnia pracę i pozytywnie wpływa na przepływ wiedzy w zespole.

Strefa socjalna – ulokowana bezpośrednio przy ulu. W jej skład wchodzi kuchnia oraz strefa nieformalna z kanapami. Praca w modelu hybrydowym wiąże się z rzadszymi spotkaniami na żywo, co utrudnia nowym pracownikom nawiązywanie relacji ze współpracownikami, a tym starszym stażem – ich podtrzymywanie. Dobrze zaprojektowane i atrakcyjne strefy socjalne sprzyjają budowaniu i podtrzymywaniu relacji.

Piętro do pracy indywidualnej

Mimo że nowe biuro zgodnie z założeniami ma przede wszystkim ułatwiać pracę zespołową, ważnym aspektem jest zapewnienie w nim także miejsc do pracy indywidualnej. W zależności od działu oraz obowiązków styl pracy osób w tej samej organizacji może być bardzo różny. Co więcej, nawet jeśli styl pracy danej osoby pozwala jej na taki podział pracy, by indywidualne zadania wykonać w domu a do biura przyjść na spotkania, nie da się w pełni przewidzieć i zaplanować każdego dnia. Dlatego kluczowe jest zapewnienie odpowiednio wyposażonych stanowisk pracy nawet w biurze, które z założenia ma być miejscem spotkań. Umożliwia to pracownikom wykonywanie wszystkich obowiązków w komfortowych warunkach.

Pierwsze piętro, w naturalny sposób oddzielone od głośnych stref, pełni właśnie funkcję strefy do pracy indywidualnej. Znajdują się w niej ergonomiczne, w pełni wyposażone stanowiska pracy. W strefie znalazły się również niewielkie salki do odbywania rozmów telefonicznych bez przeszkadzania współpracownikom korzystającym ze strefy. Część piętra została również przeznaczona na stworzenie zamkniętej strefy dla zespołów pracujących z danymi poufnymi.

Oprócz zapewnienia odpowiedniego wyposażenia kluczowe było również określenie reguł korzystania z obu stref. Osoby, które pojawiają się w biurze, aby spotkać się ze swoimi zespołami, czy popracować wspólnie, kierują swoje kroki do strefy głośnej. Z kolei ci, którzy mają do wykonania pracę wymagającą ciszy i skupienia, mogą udać się na pierwsze piętro i zająć jedno z dostępnych stanowisk.

Jak obecnie funkcjonuje biuro?

Po przeprowadzonej ankiecie satysfakcji pracowników z nowego modelu organizacji biura, część pierwotnych założeń dot. rozkładu stref została nieco zmodyfikowana.

Piętro do pracy zespołowej

W związku z małą popularnością mebli projektowych w strefie interakcji, w ich miejsce wróciły klasyczne stanowiska pracy, które lepiej odpowiadają na potrzeby pracowników. Wydzielony w ten sposób open space jest lubiany przez pracowników. Za oknem znajduje się taras, a same stanowiska są bardzo dobrze doświetlone. Zajmując miejsca przy oknach, pracownicy korzystają ze światła naturalnego, co wpisuje się w trend Green Office. Oszczędzamy energię, z jednoczesną poprawą samopoczucia i produktywności pracowników.

Mniejsze sale konferencyjne przylegające do open space idealnie sprawdzają się na spontaniczne spotkania wewnętrzne, a przeszklenia pozwalają zachować kontakt z pozostałymi pracownikami w strefie. Strefa socjalna idealnie współgra z przylegającą strefą wypoczynkową, która umożliwia nieoficjalne spotkania oraz integrację podczas wspólnego lunchu czy też przy kawie.

Piętro do pracy indywidualnej

Większa część strefy do pracy indywidualnej nie wymaga zachowania zupełnej ciszy. W związku z tym w strefie dopuszczalne są zwykłe rozmowy między osobami zajmującymi sąsiadujące stanowiska, ale nadal jest w niej zdecydowanie ciszej niż w ulu. Na piętrze wydzielona została natomiast strefa do pracy w kompletnej ciszy: jest to jedno wydzielone i zamknięte pomieszczenie (focus room), wielkością i funkcjonalnością dopasowane do rzeczywistego zapotrzebowania na taki styl pracy.

Zmiana sposobu pracy powinna pociągać za sobą również zmiany w przestrzeni biurowej. Podjęta przez WWF decyzja o zmianie koncepcji biura, aby odzwierciedlało ono style pracy, a nie strukturę organizacyjną, była dla WWF dużą zmianą. Jednakże pomimo konieczności wprowadzenia na dalszym etapie kilku zmian, nowa koncepcja środowiska pracy okazała się być trafionym pomysłem, a nowa przestrzeń jest znacznie lepiej dopasowana do faktycznych potrzeb hybrydowych zespołów w WWF.