Activity-based workplace. Czym jest zadaniowy układ przestrzeni i jak go wdrożyć?

Jeszcze kilkanaście lat temu technologie stosowane w biurach, takie jak komputery stacjonarne i telefony, praktycznie uniemożliwiały pracownikom wykonywanie większości zadań poza ich biurkiem. Wyposażenie biur w wi-fi, a pracowników w laptopy i mobilne telefony, otworzyło drogę do wykonywania pracy tam, gdzie jest to najefektywniejsze. Nowe, bardziej mobilne style pracy nazwano nowymi sposobami pracy (ang. new ways of working), a biura dostosowane do potrzeb cyfrowych nomadów biurami o zadaniowym układzie przestrzeni (ang. activity-based workplace).

Czym jest zadaniowy układ przestrzeni?

Activity-based workplace nie tylko odpowiada na potrzeby specjalistów, którzy wykorzystują w swojej pracy mobilne technologie, lecz także oferuje możliwość bardziej efektywnego wykorzystania przestrzeni i lepszej organizacji pracy.

Wyobraźmy sobie open space, w którym siedzi 20 specjalistów wykonujących pracę tylko i wyłącznie przy biurku. W tym samym czasie kilka osób wykonuje rozmowy telefoniczne, kilka uczestniczy w wideo konferencjach, ktoś przy biurku omawia z kolegą lub koleżanką przygotowywaną prezentację, między kilkoma osobami wywiązuje się rozmowa na temat ostatniej dużej transakcji na rynku, a pozostali próbują pracować w skupieniu nad umowami, ofertami, zestawieniami wydatków w arkuszu Excel. Nietrudno sobie wyobrazić, że praca w tej przestrzeni jest uciążliwa dla większości osób się w niej znajdujących. Po całym dniu czują się wyczerpani, część skarży się na ból głowy. Specjaliści pracujący w takich warunkach popełniają częściej błędy, ponieważ trudno im się skupić na wykonywanych zadaniach.

Jeszcze do niedawna tak była zorganizowana większość biur. Pojawienie się technologii mobilnych umożliwiło inną organizację przestrzeni i pracy niż w powyższym przykładzie. W biurach zorganizowanych zgodnie z zasadami zadaniowego układu przestrzeni (ang. activity-based working), pracownicy dokonują wyboru miejsca i czasu wykonywania powierzonych obowiązków, tak aby pracować jak najbardziej efektywnie.

Spośród 20 specjalistów z powyższego przykładu w biurze z zadaniowym układem przestrzeni tylko kilka osób pracowałoby w przestrzeni open space. Osoby wykonujące w danym momencie rozmowy telefoniczne czy odbywające wideokonferencje udałyby się do mobilnych budek i małych sal. Pracownicy omawiający prezentację spotkaliby się w salce konferencyjnej, gdzie dogodnie mogliby wyświetlić materiał na ekranie i swobodnie rozmawiać, nie przeszkadzając innym. Osoby pracujące nad indywidualnymi zadaniami, w zależności od preferencji i stopnia złożoności wykonywanych zadań, albo pracowałyby w przestrzeni open space, albo udałyby się do tzw. strefy ciszy, w której obowiązują zasady sprzyjające pracy w skupieniu. Zadaniowy układ przestrzeni umożliwia wykonywanie różnych czynności w odpowiednio zaprojektowanych do tego przestrzeniach.

Activity-based workplace – praktyczne wskazówki

Przy projektowaniu przestrzeni w modelu activity-based workplace warto zadbać o różnorodność miejsc do pracy i dostosowanie jej do stylów pracy zespołów.

Z jakich modułów projektuje się takie biura?

1. Open space

Warto zadbać o to, by przestrzenie open space były zaaranżowane w sposób kameralny. Dobrym pomysłem jest zapewnienie stref cichych i stref interakcji, w których obowiązują nieco inne zasady. W ten sposób osobom z zespołów analitycznych, pracujących indywidualnie w skupieniu, nie przeszkadzają ci, których praca wymaga interakcji na bieżąco, zadawania pytania i weryfikowania różnych kwestii ze współpracownikami.

Przykłady stref open space w projektach Colliers Define:

2. Przestrzenie touchdown

W czasach pracy hybrydowej wiele osób przychodzi do biura głównie na spotkania, ale pomiędzy nimi często muszą odpowiedzieć na pilne emaile. Warto zapewnić im miejsca, w których mogę przysiąść na chwilę – stoły przy których mogą popracować przy komputerze przez krótki czas pomiędzy innymi zadaniami.

Przykłady przestrzeni touchdown w projektach Colliers Define:

3. Strefy ciszy

W badaniu przeprowadzonym dla Skanska najsilniejszy związek pomiędzy stwierdzeniami dotyczącymi biura, a częstotliwością korzystania z niego zaobserwowaliśmy w przypadku oceny stopnia, w jakim biuro umożliwia respondentom efektywną pracę. Strefy open space urządzone w kameralny sposób, w których biurkach zgrupowane są wyspach po 4-6 stanowisk, oddzielone dodatkowo od ciągu komunikacyjnego szafkami ze skrytkami na rzeczy osobiste lub mobilnymi budkami i panelami, sprzyjają efektywnej pracy indywidualnej.

Dobrą praktyką jest wyznaczenie stref w biurze, w których obowiązują zasady sprzyjające pracy w skupieniu: wyciszone dźwięki urządzeń, brak rozmów przez telefon czy wideokonferencji. Ponadto, stworzenie pokoju do pracy cichej, w którym obowiązują zasady jak w bibliotece, także pomoże użytkownikom w efektywniejszym wykonywaniu zadań. Warto zadbać o różnorodność stref i zapewnić w nich odpowiednie wyposażenie takie jak dodatkowe monitory.

Przykłady stref ciszy w projektach Colliers Define:

4. Gabinety na wynajem

W biurach z zadaniowym układem przestrzeni w dobie pracy hybrydowej nie tylko biurka mogą być współdzielone, lecz także gabinety. Praca menedżerów często wymaga prowadzenia poufnych rozmów zarówno bezpośrednich, jak zapośredniczonych przez telefon czy komputer. Dlatego, kiedy przychodzą do biura, chętnie zajmują salki konferencyjne. Dobrym pomysłem jest zapewnienie gabinetów dostępnych dla kadry menedżerskiej w systemie rezerwacji wyposażonych w biurko z monitorem, a także w mały stolik do spotkań.

Przykłady gabinetów na wynajem w projektach Colliers Define:

5. Przestrzenie do współpracy

W zadaniowym układzie przestrzeni przewidziane są miejsca wspierające różnego rodzaju zadania realizowane wspólnie przez zespoły. Wśród przestrzeni do współpracy znajdą się zarówno konwencjonalne salki konferencyjne, jak i miejsca do pracy warsztatowej, dające się łatwo przearanżować w zależności od potrzeb, czy strefy takie jak agory, wspierające dzielenie się wiedzą w zespołach i koordynację zadań. Dobrą praktyką jest projektowanie tych przestrzeni w taki sposób, aby były wielofunkcyjne. Umożliwia to efektywne gospodarowanie przestrzenią i lepsze dopasowanie do potrzeb.

Przykłady przestrzeni do współpracy w projektach Colliers Define:

6. Przestrzenie do odpoczynku

Biuro powinno wspierać nie tylko aktywności związane z realizowaniem konkretnych indywidualnych zadań i zapewniać strefy, takie jak open space, focus roomy i strefy do pracy w ciszy, czy strefy do zaplanowanej współpracy w tym spotkań warsztatowych i burzy mózgów. Powinno w nich znaleźć się także miejsce na zorganizowanie spotkań nieformalnych, rozmowę przy kawie, czy odpoczynek. Aby praca hybrydowa wymagająca intensywnej komunikacji była efektywna, harmonogram dnia powinien przewidywać krótkie przerwy, a przestrzeń powinna być tak zorganizowana by zapewniać strefy, w których można się zregenerować.

Przykłady przestrzeni do odpoczynku w projektach Colliers Define:

7. Strefy wsparcia

Activity-based workplace zapewnia także różnorodne przestrzenie wsparcia, umożliwiające wydrukowanie materiałów lub ich zeskanowanie, a także wygodne przygotowanie dokumentacji. W modelu hybrydowym wśród przestrzeni wsparcia pojawiają się również sale konferencyjne o podwyższonym standardzie akustycznym zaaranżowane w taki sposób, aby można w nich było dogodnie nagrać krótki film do komunikacji wewnętrznej, wziąć udział wideokonferencji lub poprowadzić szkolenie online.

Przykłady stref wsparcia w projektach Colliers Define:

Jakie są korzyści z activity-based workplace?

Odpowiednio zorganizowane biuro typu activity-based workplace ma wiele zalet, które przekładają się na korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla użytkowników takiej przestrzeni.

Pracownicy mogą zajmować miejsce, które najlepiej odpowiadają na ich potrzeby w danym momencie. Jeśli mają problem z koncentracją mogą opuścić rozpraszające otoczenie i znaleźć strefę pracy sprzyjającą skupieniu. To sprawia, że zwiększa się ich produktywność i efektywność, a także zadowolenie z pracy.

Dzięki temu, że pracownicy nie są przypisani do konkretnych biurek i mogą pracować w różnych miejscach w zależności od potrzeb, mają okazję spotkać osoby z innych działów i nawiązać nowe relacje we własnej organizacji. Swoboda poruszania się po biurze sprzyja także pracy zespołowej i kreatywności. Osoby z różnych działów mogą bez problemu się ze sobą komunikować, aranżować miejsce do wspólnej pracy i wymieniać pomysłami. To wszystko przyczynia się do lepszej współpracy między ludźmi.

Zadaniowy układ przestrzeni stwarza warunki do wykonywania zadań na własnych warunkach – zgodnie z własnym stylem pracy i indywidualnymi potrzebami. Elastyczność miejsca pracy znacząco wpływa na zadowolenie z pracy, zwiększając satysfakcję pracowników. Dodatkowo, organizacja przestrzeni w zadaniowym układzie przyczynia się do zmniejszenia hałasu w biurze i pozytywnie wpływa na dobrostan pracujących w nim osób.

Activity-based workplace to szansa dla organizacji, aby zwiększyć wydajność swojej przestrzeni poprzez zoptymalizowanie układu biura i zwiększenie efektywności jego wykorzystania. Warto też dodać, że ten układ biura współgra z modelami hybrydowymi odpowiada na potrzeby zespołów, które przychodzą do biura po to, by się zintegrować, wymienić informacjami czy popracować wspólnie nad projektami.

Jak skutecznie przeprowadzić proces związany z wdrażaniem modelu activity-based workplace?

W dobie pracy hybrydowej zorganizowanie biura zgodnie z zasadami activity-based working może znacząco poprawić funkcjonowanie organizacji. Zmiana aranżacji przestrzeni powinna być wprowadzana w sposób przemyślany i poprzedzony badaniami.

Najlepszym sposobem na przygotowanie użytkowników do korzystania z zadaniowego układu przestrzeni jest zaangażowanie pracowników w ten proces od samego początku. Po pierwsze, należy wyjaśnić, co jest przyczyną tej zmiany i jakie będą rezultaty. Po drugie, warto wysłuchać potrzeb i obaw pracowników oraz uwzględnić je podczas podejmowania decyzji.

Kolejnym krokiem powinno być wytłumaczenie, jak będzie działał nowy układ biura i jakie są założenia poszczególnych stref. Należy także przekazać użytkownikom, jak korzystać z poszczególnych funkcjonalności, aby ułatwić ich pracę. Zespół Colliers Define posiada kompetencje, aby pomóc na każdym etapie transformacji przestrzeni biurowej.