Czy biuro „szyte na miarę” to dobry pomysł?

Środowisko pracy „uszyte na miarę” wydaje się być marzeniem każdej organizacji. W tej krawieckiej metaforze kryje się jednak pewna subtelna pułapka, a zrozumienie, na czym ona polega może sprawić, że inaczej spojrzymy na proces tworzenia optymalnego środowiska pracy dla organizacji.

W środowisku biznesowym można spotkać się ze stwierdzeniem, że ludzie nie chcą tak naprawdę kupować wiertarki, chcą mieć dziurę w ścianie, którą dzięki temu narzędziu będą mogli wywiercić. Istotny jest zatem nie sam fizyczny produkt, ale cel, w którego osiągnięciu dany produkt ma pomóc. Jaki jest zatem cel dobrze zaprojektowanego środowiska pracy? Możemy do tej kwestii podejść na dwa sposoby.

I: Ryzyko idealnego dopasowania

Pierwszy z nich jest zgodny z ideą „tailor-made”. W myśl tej zasady przestrzeń pracy powinna idealnie „leżeć” na naszej organizacji. Podobnie jak dobrze skrojony garnitur, powinna ona podkreślać atuty jej sylwetki, jednocześnie maskując niedoskonałości. Jednakże takie idealne dopasowanie niesie ze sobą pewne nieoczywiste ryzyko. Polega ono na tym, że niedoskonałości naszej organizacyjnej „sylwetki” nie znikają. Są one jedynie ukryte, a czasem wręcz bywają utrwalane, jeżeli mają swoje odzwierciedlenie w fizycznej przestrzeni biura.

Przykład ryzyka

Zilustrujmy to przykładem: wyobraźmy sobie organizację mocno silosową, w której poszczególne zespoły stanowią odrębne „królestwa”. Zespoły te są niechętne do współpracy pomiędzy sobą, skupione wyłącznie na własnym, wąsko rozumianym interesie, niejednokrotnie rywalizują też o te same zasoby. Środowisko pracy idealnie dopasowane do specyfiki takiej firmy odzwierciedlałoby ten podział. Strefy zespołów byłyby wyraźnie zdefiniowane i oddzielone od siebie. Przestrzenie wspierające, takie jak kuchnie czy sale spotkań, byłyby jednoznacznie przypisane do poszczególnych jednostek, a korzystanie z „cudzych” pomieszczeń byłoby źle widziane lub wręcz całkowicie uniemożliwione. W konsekwencji silosowy sposób funkcjonowania znalazłby swoje odzwierciedlenie w przestrzeni, co w rezultacie mogłoby nawet doprowadzić do pogłębienia problemu organizacyjnych podziałów.

II: Środowisko pracy jako narzędzie zmiany

Do projektowania środowiska pracy można jednak podejść także w inny sposób. Zamiast idealnie odzwierciedlać aktualną sytuację firmy, przestrzeń może być pomyślana tak, aby stanowiła narzędzie zmiany organizacyjnej. Tak zaprojektowane środowisko pracy nie „leży jak ulał”. Wręcz przeciwnie – w niektórych miejscach uwiera. Jednakże ten dyskomfort jest celowy – ma on za zadanie stopniowo popychać organizację w określonym kierunku. Patrząc z tej perspektywy, środowisko pracy przypomina raczej gorset ortopedyczny niż uszyte przez krawca wygodne ubranie.

Przykład zmiany

Nawiązując do naszego przykładu silosowej organizacji: ze strategicznego punktu widzenia znacznie bardziej korzystne będzie stworzenie takiej przestrzeni, która wprawdzie uwzględni potrzeby funkcjonalne oraz aktualną specyfikę firmy, ale jednocześnie będzie stanowiła bodziec do stopniowej zmiany sposobu funkcjonowania. Zamiast projektować zamknięte strefy zespołów, można spróbować je otworzyć – przynajmniej częściowo. Przestrzenie wspierające mogą stanowić dobro wspólne, a korzystanie z nich może być opisane zasadami stworzonymi przy udziale wszystkich zespołów. Struktura sąsiedztw w biurze może być zaprojektowana tak, aby jednostki, których współpraca jest najbardziej potrzebna, znalazły się możliwie blisko siebie.

Czy biuro pomoże organizacji ewoluować? 

Z początku funkcjonowanie w tego typu przestrzeni może stanowić dla silosowej organizacji pewne wyzwanie. Środowisko pracy nie odzwierciedla bowiem w pełni jej dotychczasowej specyfiki pracy. Z czasem jednak okaże się, że sposób działania firmy ulega stopniowej zmianie, która niesie ze sobą zauważalne korzyści. Z początku więc nowa przestrzeń nie będzie „leżeć jak ulał”. Z czasem jednak, w wyniku stopniowej ewolucji sposobu funkcjonowania, organizacja „dorośnie” do swojego środowiska pracy. Kiedy zaś po upływie kilku lat przyjdzie czas, aby ponownie pochylić się nad kwestią zaprojektowania nowego środowiska pracy, organizacja będzie już w zupełnie innym miejscu. To dobry moment, aby na nowo zdefiniować kluczowe wyzwania, ponownie zadać istotne pytania o długoterminową strategię i zaprojektować nowy gorset.