Case study | Nowoczesna przestrzeń z rodzinnym charakterem dla globalnej firmy farmaceutycznej

Transformacja na wielu poziomach i wsparcie w procesie od początku do końca – to wyzwania w projekcie zrealizowanym przez Colliers Define.

Cele projektu:

• Relokacja z własnego budynku do powierzchni wynajmowanej w budynku biurowym
• Dostosowanie i wdrożenie korporacyjnych wytycznych, obejmujących m.in. przejście z układu gabinetowego do otwartego oraz wdrożenie współdzielonych stanowisk pracy
• Stworzenie środowiska pasującego do kontekstu firmy, uwzględniającego zarówno korporacyjne wytyczne, jak i lokalną specyfikę oraz różnorodne potrzeby zespołów

Kontekst Klienta

Klientem była spółka wchodząca w skład globalnej grupy farmaceutycznej, specjalizującej się w obszarze kardiologii i zatrudniającej ponad 20 tysięcy pracowników na całym świecie. Spółka funkcjonująca w Polsce koncentruje się na działalności badawczo-rozwojowej, usługach marketingowych, rejestracyjnych i regulacyjnych, a także medycznych i edukacyjnych.

Impulsem do przeprowadzenia transformacji były nowe założenia dotyczące środowiska pracy, określone przez centralę spółki. Obejmowały one między innymi likwidację układów gabinetowych na rzecz otwartej przestrzeni i wprowadzenie współdzielonych stanowisk pracy. Jako Colliers Define całościowo wspieraliśmy proces przeprowadzenia organizacji przez tę zmianę – od zdefiniowania potrzeb, poprzez projektowanie i zarządzanie zmianą, a skończywszy na wybudowaniu nowej przestrzeni biurowej.

Najpierw strategia

Na pierwszym etapie projektu nasi konsultanci przeprowadzili szeroko zakrojone badania wśród pracowników i kadry menedżerskiej. Proces ten – obejmujący ankiety, wywiady z menedżerami oraz warsztaty z udziałem pracowników – miał na celu określenie, na ile lokalna specyfika i potrzeby są zbieżne z założeniami, leżącymi u podstaw wytycznych przygotowanych przez centralę. Rezultatem badań było zidentyfikowanie kluczowych stylów pracy, określenie potrzeb funkcjonalnych i diagnoza otwartości na zmianę wśród pracowników. Efektem pracy było zdefiniowanie środowiska pracy, które wpisywało się w korporacyjną politykę, uwzględniając jednocześnie lokalne potrzeby.

Dane zebrane podczas badań posłużyły także do zaplanowania i przeprowadzenia działań z zakresu zarządzania zmianą. Z uwagi na kompleksowość transformacji ­– obejmującej zarówno lokalizację i fizyczną przestrzeń biura, jak i styl pracy – kluczowa była klarowna komunikacja dotycząca praktycznych aspektów nadchodzącej zmiany. Zaangażowanie pracowników w ten proces pozwoliło szybko identyfikować potencjalne obawy i na bieżąco odpowiadać na pojawiające się pytania.

Od strategii do projektu

Kolejnym etapem procesu było projektowanie nowego środowiska pracy, które odbywało się z udziałem pracowników. Ich wkład, uwzględniany w ramach pracy warsztatowej, był kluczowy między innymi w obszarze definiowania kolorystyki i wystroju sal konferencyjnych czy dobierania wyposażenia meblowego.

Rezultatem tak poprowadzonego procesu był projekt wnętrza, które wyraża rodzinną tradycję firmy, jednocześnie zachowując jej naukową tożsamość i podkreślając jej innowacyjny charakter. Serce biura stanowi reprezentacyjna strefa wejściowa. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom meblowym łączy ona funkcję recepcji i miejsca spotkań pracowników. Strefa ta stanowi wizytówkę biura, w której często goszczą goście, na przykład cenieni profesorowie i specjaliści.

Strefy do pracy zostały zaprojektowane w taki sposób, aby ułatwić organizacji przejście od układu gabinetowego do otwartej przestrzeni biurowej. Szerokie przejścia oraz duża liczba sal spotkań, focus roomów i budek, maksymalizują komfort i zapewniają wielofunkcyjność, która jest odpowiedzią na zróżnicowane potrzeby zespołów.

Subtelny design jest wsparty skupieniem na detalu, który opowiada historię organizacji. W przestrzeni widać umiejętne balansowanie kolorami, formami i strukturami materiałów.

Od projektu do budowy

Ostatnim etapem przeprowadzonego przez Colliers Define procesu była realizacja prac budowlanych.

Pomimo że zleceniodawcą prac był wynajmujący, sam proces budowy przebiegał w ścisłej koordynacji z klientem. Kluczowe dla klienta było dopilnowanie, że wszystko idzie we właściwym kierunku i że założenia dotyczące nowego biura są realizowane zgodnie z planem. Dlatego często odbywały się wizyty na budowie – zarówno pojedynczych osób odpowiedzialnych po stronie klienta za projekt nowego biura, jak i większych grup, złożonych z pracowników, którzy mieli okazję na bieżąco obserwować, jak wypracowane wspólnie z nimi założenia nabierają kształtu.

Realizacja wysokiej jakości designu biura wymagała odpowiednich przygotowań. Zapewnienie materiałów odpowiedniej jakości, zgodnych z założoną kolorystyką, wymagało precyzyjnego planowania. Sprowadzenie bardziej wyszukanych materiałów wymagało bowiem więcej czasu, co musiało zostać uwzględnione w harmonogramie odpowiednio wcześnie, aby uniknąć opóźnień. Istotnym aspektem procesu była również ścisła współpraca z mianowanymi przez klienta dostawcami rozwiązań, takich jak regały archiwalne. Harmonogram budowy został tak przygotowany, aby dostarczenie tych rozwiązań mogło się odbyć jeszcze przed zakończeniem prac budowlanych. Pozwoliło to uniknąć opóźnień na dalszym etapie projektu i przyśpieszyć przeprowadzkę do nowego biura.

Kompleksowe podejście do procesu

Dzięki realizacji całości przedsięwzięcia przez Colliers Define proces przejścia przez zmianę i zaprojektowania nowego środowiska pracy stanowił jedną, spójną całość. Zaprojektowana i zrealizowana przestrzeń biurowa jest dopasowana zarówno do celów i priorytetów biznesu, jak i do potrzeb funkcjonalnych lokalnych zespołów. Stanowi ona katalizator dla zmiany sposobu funkcjonowania organizacji.