Głos pracowników, sukces projektu biura | Badanie ankietowe w projektowaniu środowisk pracy

W procesach z obszaru strategii środowiska pracy organizacje często decydują się włączyć swoich pracowników w proces definiowania potrzeb i oczekiwań wobec nadchodzącej zmiany. Robią to najczęściej przy pomocy badań ankietowych. Badania takie, mimo iż stosowane powszechnie, czasem budzą u najemców pewne obawy. Opisujemy przykład wykorzystania ankiet do badania potrzeb organizacji w taki sposób, aby zmaksymalizować korzyści i zminimalizować ryzyka związane z ich stosowaniem.

Obawy związane ze stosowaniem ankiet

Organizacje, które wahają się czy skorzystać z badania ankietowego, zazwyczaj wyrażają dwie obawy, związane ze stosowaniem tego rodzaju narzędzi:

1. Zaproszenie pracowników do udziału w badaniu spowoduje rozbudzenie nadmiernych oczekiwań, trudnych do spełnienia w praktyce
2. Ankieta dostarczy potencjalnie niewygodnych dla pracodawcy wyników, do których będzie trzeba się odnieść

W rezultacie ankietowanie pracowników sprowadzane jest często do roli przykrego obowiązku, który należałoby „odbębnić” na pewnym etapie procesu. Dane są co prawda zbierane, jednak nie mają one okazji stać się źródłem informacji, mających realny wpływ na sukces przeprowadzanej zmiany.

Jednak tak wcale nie musi być – procesu badawczego nie trzeba postrzegać jako zagrożenia, nie musi on żyć własnym, niekontrolowanym przez klienta życiem. Badanie może stać się czymś więcej niż okazją do poznania opinii pracowników i przedstawienia danych na wykresie słupkowym – może pomóc zidentyfikować ważne zależności, nieoczywiste i niewidoczne gołym okiem, determinujące powodzenie całości procesu i zadowolenie z powstałego projektu przestrzeni biurowej. W niniejszym artykule przedstawimy sposób, w jaki można bezpiecznie podejść do badań ankietowych. Omówimy to na przykładzie firmy, która zgłosiła się do nas z prośbą o doradztwo w zakresie strategii środowiska pracy.

O co warto pytać w ankietach

Dobrą praktyką w badaniach ankietowych jest koncentracja nie na zachciankach, a na potrzebach. Dlatego też kluczowa sekcja w naszej ankiecie dotyczyła stylu pracy. Pytamy w niej o zestaw czynności, w jakie angażują się respondenci w ramach swoich codziennych obowiązków, oraz czas, jaki na te czynności poświęcają (np. 80% czasu pracy przeznaczane na pracę w skupieniu). Korzystając z metod analizy statystycznej sprawdziliśmy, czy w firmie da się wyodrębnić grupy pracowników, którzy pracują w podobny sposób. Zidentyfikowaliśmy trzy kluczowe style pracy:

• styl skoncentrowany, czyli osoby które poświęcają większość swojego czasu pracy na indywidualne zadania, wymagające skupienia
• styl telefoniczny, czyli osoby poświęcające znaczną część czasu pracy na rozmowy telefoniczne
• styl zróżnicowany, czyli osoby dzielące swój czas pracy na wiele różnych czynności

Jakie są zalety bazowania na analizie stylu pracy? Przede wszystkim, takie podejście koncentruje uwagę na faktycznie wykonywanych czynnościach, które powinny być podstawą dobrze przygotowanych rekomendacji. Analiza stylów pracy ujawnia także obraz organizacji, niewidoczny na pierwszy rzut oka. Style pracy są stabilne w czasie – nawet, gdy z firmy zdecydują się odejść pojedyncze osoby, a na ich miejsce przyjdą nowi pracownicy. Z poszczególnymi stylami pracy wiążą się specyficzne dla nich potrzeby. W badanej przez nas firmie pracownicy reprezentujący styl telefoniczny gorzej na tle pozostałych osób ocenili kwestię komfortu akustycznego zajmowanego przez nich biura. Aby poprawić doświadczenie grupy pracowników często rozmawiających przez telefon w projekcie nowej aranżacji przestrzeni biurowej zapewniono odpowiedni poziom izolacji akustycznej, ale też bezpośredni dostęp do przestrzeni dodatkowych (np. budek telefonicznych).

W ankiecie nie powinno również zabraknąć pytań dotyczących aktualnej przestrzeni biurowej. Może się wydawać, że wiedza na temat zadowolenia z aktualnej powierzchni jest w obliczu potencjalnej rearanżacji czy przeprowadzki bezużyteczna. Nic bardziej mylnego – pozwoli ona zaadresować największe bolączki zajmowanej przestrzeni i uniknąć ich w nowym biurze. Tutaj również przychodzą nam z pomocą zaawansowane techniki statystyczne. Celem nie jest bowiem wyłącznie poznanie opinii pracowników, ale też zbadanie, czy istnieje związek np. między oceną designu a ogólną satysfakcją z biura. Taka właśnie zależność została znaleziona w opisywanej firmie: im bardziej zadowolony z designu był respondent ankiety, tym wyższą deklarował ogólną satysfakcję z przestrzeni biurowej. Uchwycenie tej zależności było o tyle istotne, że badani, zapytani wprost o kluczowe w ich odczuciu kwestie, zwykle uznają design za kwestię drugo- czy trzeciorzędną.

Dzięki ocenie różnych aspektów biura możliwe było także zidentyfikowanie czynników, mających wpływ na ocenę efektywności pracy wykonywanej z biura. W przypadku badanej przez nas firmy największe znaczenie okazały się mieć aranżacja wspierająca współpracę z innymi pracownikami oraz zapewnienie komfortu akustycznego. Zostało to uwzględnione na etapie projektowania – nowa przestrzeń została wyposażona w dużą liczbę przestrzeni dodatkowych, w szczególności małych salek oraz budek telefonicznych.

Do pytań budzących wśród najemców najwięcej niepokoju należą te dotyczące pożądanej przez respondenta częstości pojawiania się w biurze. Organizacje obawiają się, że zadanie tych pytań rozbudzi oczekiwania, dotyczące potencjalnej zmiany ustalonego już modelu pracy hybrydowej. Jednocześnie jednak wiele organizacji jest żywo zainteresowanych zachęcaniem swoich pracowników do częstszego pojawiania się w biurze. Tymczasem zadanie pytań o pożądany model pracy pozwala właśnie na zidentyfikowanie aspektów, których ocena w najsilniejszym stopniu przekłada się na częstotliwość bywania w biurze. W przypadku naszego klienta kluczowe znaczenie dla obecności w biurze okazały się mieć cechy biura związane z poczuciem prywatności i odpowiednim komfortem akustycznym. Osoby, które wyżej oceniały aspekty biura związane z prywatnością i akustyką, były jednocześnie bardziej chętne do pojawiania się w biurze. Mając takie dane, można pokusić się o ich pogłębienie: czy brak poczucia prywatności wiąże się z rozległym open space’em, brakiem dostępu do alternatywnych miejsc do pracy (np. focus roomów), czy może z brakiem przegród wizualnych między stanowiskami pracy? A może wynika z usytuowania biurka w nieodpowiednim miejscu? Zadanie pytania o pożądany model pracy otwiera drogę do zebrania bardzo przydanych informacji, których użyteczność wykracza daleko poza obszar planowania fizycznej przestrzeni biurowej.

Nie należy obawiać się badań

Podsumowując, zaangażowanie pracowników w proces tworzenia nowego środowiska pracy i umożliwienie im wyrażenia opinii w badaniu ankietowym nie musi się wiązać z trudnym do opanowania „koncertem życzeń”. Dzięki ułożeniu ankiety w odpowiedni sposób, można zebrać cenne informacje, zidentyfikować ryzyka wymagające uwagi i odkryć niewidoczne na pierwszy rzut oka zależności. To z kolei może zadecydować o ostatecznym sukcesie całego projektu.

Dobrze zaprojektowane badanie ankietowe to również jasny komunikat dla pracowników, że organizacja liczy się z ich zdaniem. Ma to swoje odzwierciedlenie we wzroście zaangażowania w proces, a – w ostatecznym rozrachunku – wpływa na poziom satysfakcji z nowej aranżacji przestrzeni biurowej.

Uwzględnienie potrzeb przyszłych użytkowników biura jest więc okazją do stworzenia optymalnego dla obu stron miejsca pracy – efektywnego kosztowo i na tyle atrakcyjnego pod względem designu, ergonomii i różnorodności dostępnych przestrzeni, że pracownik chętnie zdecyduje się przekroczyć jego próg.